Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

Если создаются также вспомогательные версии, то основные версии документа можно публиковать как обычно, а измененные вспомогательные версии того же документа могут просматривать и изменять только отдельные пользователи, имеющие доступ к библиотеке. Определять, какие пользователи могут просматривать вспомогательные версии, можно при помощи параметров из секции Безопасность для черновиков (Draft Item Security). Если создаются и основные, и вспомогательные версии, можно указать, сколько версий каждого документа должно храниться в библиотеке документов.

Кроме того, можно принудительно извлекать документ перед тем, как пользователь сможет изменять его. Для этого нужно задать параметру Требовать извлечения документов перед редактированием (Require Check Out) значение Да (Yes). По умолчанию установлено значение Нет (No), как показано на следующем рисунке. При этом пользователи не должны извлекать документ, прежде чем можно будет приступить к редактированию.

В области Дополнительные параметры (Advanced Settings) доступно много вариантов настройки, которые следует рассмотреть.

Если вы хотите оставить в библиотеке шаблон документа, но изменить документ, используемый как шаблон для библиотеки, введите в секции Шаблон документа (Document Template) адрес URL расположения нового шаблона документа.

Если хотите отобразить документы в обозревателе, а не в их исходном приложении, установите переключатель Отобразить в виде веб-страницы (Display As A Web Page) в секции Документы с поддержкой веб-обозревателя (Opening Browser-Enabled Documents). Этот переключатель часто устанавливают для библиотек форм, в которых формы InfoPath 2007 нужно отображать как веб-страницы, а не как документы InfoPath, чтобы пользователи могли просматривать данные из форм InfoPath в своих веб-обозревателях.

Два текстовых поля в секции Другое место назначения для правки (Custom Send То Destination) позволяют ввести адрес URL другой библиотеки документов, в которую пользователи смогут автоматически отправлять готовые документы, вместо библиотеки, которую администраторы указали на уровне фермы SharePoint Server 2007. Эта функция очень удобна, если нужно записывать все разрабатываемые документы в одну библиотеку, а документы, готовые к публикации, в другую библиотеку того же узла (имеющую другие разрешения). Кроме того, можно исключить содержимое этой библиотеки из результатов поиска, удалив их из области индексации в Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Использование информационной панели документа

Информационная панель документа (Document Information Panel, DIP) – новая функция приложений Microsoft Office 2007, выводящая метаданные типа содержимого в области, расположенной над телом документа, открытого в его исходном приложении.

Решение проблем. Если при открытии Word 2007 вы не видите информационную панель, вызовите ее, щелкнув на кнопке Office и выбрав команду меню Подготовить\Свойства (Prepare\Properties).

Информация, введенная в поля метаданных, будет пошагово записана в библиотеку документов для этого документа.

Обеспечение безопасности библиотеки

После создания библиотеки можно предоставить некоторым пользователям дополнительные привилегии или наоборот, ограничить их. В большинстве случаев требуется предоставить дополнительные права на доступ к определенной библиотеке. Например, Ольга Костерина может предоставить Биллу Мэлоуну разрешение на чтение всего узла, который она создала. Однако в дальнейшем она может решить, что Билл должен иметь возможность создавать заявки на покупки в библиотеке Заявки на покупки (Purchase Orders). Билл в текущий момент может только читать эту библиотеку, так как это определено на уровне разрешений узла. Ольга Костерина может предоставить Биллу дополнительный уровень доступа к библиотеке Заявки на покупки (Purchase Orders), чтобы он мог добавлять новые документы. Однако в остальных частях узла Билл не должен создавать документы, а только читать.

В следующем упражнении вы откроете узел SharePoint, перейдете в библиотеку форм Заявки на покупки (Purchase Orders) и предоставите пользователю доступ на добавление и изменение заявок на покупки.

Откройте узел SharePoint, на котором находится библиотека документов, с которой вы будете работать. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для изменения параметров безопасности библиотеки документов (если сомневаетесь, обратитесь к Приложению). Также необходимо выполнить упражнения из раздела «Создание библиотек форм» предыдущей главы.