Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

5) заблаговременно оповестить участников;

6) подготовить необходимый материал;

7) обеспечить участников раздаточным материалом (при необходимости).

Любое собрание имеет определенную тематику. И каждый участник в той или иной степени заинтересован в получении информации еще до начала данного мероприятия. Твоя задача, если ты являешься организатором собрания, – обязательно (естественно, если имеется подобная возможность) назначить ответственных за каждый пункт. Обычно больше всего времени занимает оповещение участников, особенно если это телефонный обзвон. Поэтому определи человека, который будет ответственным именно за то, что каждый участник собрания своевременно будет оповещен о месте, времени и теме собрания. И обязательно получи подтверждение об участии. Основные принципы подготовки и проведения собраний совпадают с принципами проведения презентации. Поэтому, чтобы не повторяться (несмотря на то что «повторение – мать учения»), обратись к информации, предложенной ранее. После того как будут распределены роли ответственных, обязательно периодически контролируй процесс подготовки. Так ты будешь уверен, что к моменту начала собрания все окажутся на своих местах. После завершения мероприятия собери группу, которая отвечала за подготовку и проведение собрания, и проанализируй все произошедшее. Учитывай все положительные и отрицательные стороны. Без выговоров и претензий. Просто фиксируй факты. В следующий раз обязательно учитывай полезный опыт. Подобный анализ необходимо делать после любых мероприятий. Тогда ты станешь профессиональным организатором. А это во многом сэкономит для тебя, твоего дела и твоей команды массу времени.

5.2. Телефонное время

В течение достаточно короткого времени мы привыкли использовать эту связь в постоянном режиме. Теперь, выйдя из дома и понимая, что мобильный телефон забыт, мы испытываем ощущение, что что-то потеряли. Быть постоянно на связи и полезно, и вредно. Все зависит от того, когда эта самая связь о себе напоминает. Если у тебя важная встреча и в самый ответственный момент раздается звонок и близкий тебе человек начинает обеспокоенно спрашивать о том, что поел любимый на обед, или жаловаться на вредных родственников, то это вряд ли обрадует и тебя, и твоих собеседников. Также малоприятно, если вечером, когда ты расслаблен и с удовольствием общаешься со своей семьей, вдруг голос «любимого» руководства требует срочного внимания или, еще «лучше», личного присутствия. В такие моменты начинаешь жалеть, что существует эта самая мобильная связь. Что делать? Не только осваивать функции телефона, но и использовать их в максимальном режиме. На время важных встреч убирать звук и отслеживать единственно важные и срочные звонки. А лучше не прерываться на стороннее общение. Если ты пришел домой, будь добр, отключи свой рабочий номер. Позволь себе и своей семье насладиться мгновениями общения. Ведь не так часто это бывает. Или просто отдохни ты от связи! Через некоторое время ты приучишь и свою семью, и собственное руководство к тому, что существуют мгновения, когда связь работает или в одностороннем порядке, или отключена. И это совершенно нормально. Тебе, как и любому другому человеку, просто необходимо личное пространство, где ты будешь недоступен для всех, кроме ограниченного круга близких тебе людей. Это твое личное право на личное время. Пользуйся им!

Мы с тобой уже говорили о том, что некоторую часть своей жизни, иногда значительную, мы проводим за телефонной трубкой. Как обычно строится твой телефонный разговор? Если твоя работа связана с постоянным телефонным общением, то, пожалуйста, обрати внимание, сколько времени уходит на общение по существу, а сколько – на пустой разговор. Я не говорю тебе о том, что надо быть недоброжелательным и не интересоваться успехами собеседника. Просто зачем тратить драгоценное время на разговор, не имеющий отношения к делу? Возьми секундомер и в течение недели просто отслеживай время телефонного общения на работе. Можешь пойти дальше и фиксировать все телефонное время. Главное, отдельно суммируй разговоры по делу и отдельно – все остальные. Во время разговора вовсе не обязательно смотреть на хронометр. Просто нажимай кнопки. По окончании беседы зафиксируй использованное время. И так каждый раз. В конце недели посмотри на общие цифры. Сколько же времени ты просто проболтал, не решая поставленные задачи? Сделай выводы. Предлагаю такой вариант решения: постепенно сокращай время разговоров ни о чем. Доведи его до разумных пределов. Хочешь сказать, что ты не можешь без телефонного общения? Восхитительно! А можешь обойтись без собственного успеха? Без комфортной и благополучной жизни? Без реализации собственных планов? Или твоя телефонная болтовня этого стоит? Сам выбирай цену собственного успеха.