Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

С чего начинается твой рабочий день? Есть ли в твоем органайзере место для планирования телефонных переговоров и звонков? Решаешь ли ты некоторые вопросы по телефону? Или все делаешь ногами? Экономия твоего времени напрямую связана с тем, как ты используешь возможности телефонного общения.

Тебе необходимо решить поставленную задачу. Что делать? Каждый раз задавайся вопросом, можно ли получить результат посредством телефонной связи. Если ответ положительный, то выстраивай пошаговое движение. Что в него входит? Первое: составь список всех необходимых телефонных контактов. Второе: выстраивай его в той последовательности, в которой необходимо осуществлять контакты, ведущие тебя к результату. Далее смотри, есть ли у тебя необходимые для переговоров фамилии и телефоны нужных людей. Возможно, чего-то будет не хватать, тогда вооружись поисковой системой (используй справочник, службу информации). Для удобства можешь воспользоваться следующей таблицей.

Количество строк в данной таблице будет соответствовать количеству контактных лиц. Важно, чтобы ты заполнил все графы. Тогда ты сможешь быть уверенным в том, что получишь доступ ко всей необходимой тебе информации. После того как ты решишь все вопросы, требующие твоего внимания, сохрани всю информацию. Можешь даже завести специальную папку с классификатором по темам. Вкладывай в эту папку все свои контактные листы. Через некоторое время собранная тобой информация станет бесценной. В примечания вписывай всю полученную информацию, вплоть до того, когда состоялась или состоится встреча, о чем шел разговор. Указывай области, интересные для собеседника, дату рождения и личные сведения. В последующем ты можешь возобновить контакты в любое время, имея подобные сведения. Будь уверен – это пригодится. Иначе бы никто не пользовался телефонными книжками. Просто твоя личная телефонная книжка станет копилкой более развернутых сведений. Со временем, конечно.

Телефон и ты (по Нелли Власовой)

Твоя защита от телефона.

1. Ты должен проинформировать всех абонентов о том, когда тебе лучше не звонить.

2. Ты должен назначить время для ежедневных телефонных разговоров.

3. Ты должен сообщить твоим абонентам, когда тебе лучше всего звонить.

4. Ты должен избегать в конце разговора избитых фраз.

5. Ты не должен заставлять людей долго ждать.

6. Все твои входящие телефонные звонки должны идти через твоего секретаря.

У тебя могут возникнуть непредвиденные случаи, тогда ты должен выяснить:

1) кто твой собеседник, из какой он фирмы, какая у него должность, какие вопросы решает;

2) чего он хочет;

3) насколько срочно и важно его дело;

4) когда ты сможешь ему позвонить;

5) по какому номеру ты можешь дозвониться. И, конечно, ты должен все записать.

Телефон и твой дневник времени

В дневнике времени ты должен разлиновать лист под телефонные разговоры.

Когда тебе лучше всего не звонить.

1. Ты не должен звонить, если это мелкие телефонные звонки и если они нарушают твой распорядок дня.

2. Ты должен использовать свободные промежутки времени для нужных звонков.

3. Ты не должен пользоваться телефоном не в рабочие часы пик.

4. Ты пользуешься телефоном в благоприятное для этого время – с 8:30 до 9:30 и с 13:30 до 14:00.

5. Перед тем как позвонить, ты должен задать себе следующие вопросы:

1) имеется ли потребность в данном звонке;

2) обязательно ли знать мнение партнера;

3) нельзя ли его увидеть без звонка.

6. Предварительные соображения всегда для тебя ценнее, чем сам разговор.

Подготовка твоего телефонного звонка

Твой телефонный процесс.

1. Будь кратким.

2. Ты сначала сообщаешь цель звонка, а лишь потом – причины и подробности.

3. Ты не должен прерывать телефонный разговор только потому, что по другому аппарату поступает новый звонок.

4. Ты должен избегать параллельных разговоров с другими людьми.

5. Ты должен говорить четко.

6. В конце длительного разговора подведи краткий итог и перечисли меры, которые надо принять.

7. Ты должен во время разговора записать имена, цифры и основную информацию.

8. Ты должен следить за длительностью звонка.

9. Ты должен завершить разговор, как только достигнута цель.

Запись твоего телефонного разговора Кто? Что? Когда?

Ты это должен запомнить. 1. Если звонят тебе:

1) до разговора:

а) ты должен подумать, так ли необходим этот разговор;

б) ты должен определить его цель;

в) ты имеешь под рукой бумагу, ручку, а также календарь и нужные для разговор материалы;

2) во время разговора:

а) ты должен, сняв трубку, представиться: фамилия, имя, отчество, отдел, предприятие;

б) ты должен говорить прямо в трубку;

в) ты должен произносить слова четко;

г) ты должен постараться создать положительное настроение;

д) ты не должен открыто возражать, иначе не добьешься положительного результата;