100 бизнес-технологий: как поднять компанию на новый уровень

В любом бизнесе есть сезонность, которая одни периоды насыщает задачами, а другие делает настолько разряженными, что политика некоторых компаний строится на искусственном выдумывании дополнительных задач персоналу. В периоды интенсивной нагрузки, такие как, например, конец квартала или конец года, перед компанией чаще всего возникает больше задач, которые, конечно же, должен выполнить персонал.

В некоторых компаниях от сотрудников можно услышать фразы: «Сейчас завал по работе! Я как подумаю, какую гору задач мне надо разгрести, так..» – и дальше идут варианты.

Наши подчиненные, получая список заданий, вырабатывают свое представление о необходимом объеме усилий для исполнения порученного. В большинстве своем это представление носит оттенок неподъемности, а иногда и обреченности на сверхурочную работу. Зачастую такой образ, такое ощущение у персонала вызывают либо объемные задания, либо задания, которые подчиненные не в полной мере понимают, как выполнить.

Есть и третья причина – личностные препятствия – факторы, которые вызывают личную неприязнь к заданию и негативные эмоции. Например, когда задание связано с серией согласований документов, с должностным лицом, с которым у нашего подчиненного конфликт. Наличие подобного рода задания в лучшем случае вызывает острую критику со стороны подчиненного, в худшем – образует продолжительный рабочий стресс, из-за которого вяло выполняются и остальные задания. То есть страдает исполнение.

Как повысить управление исполнением?

Так как задачи есть, то их все равно нужно решать. При этом важна роль руководителя как наставника для своего подчиненного. Прежде всего вместе с подчиненным нужно использовать метод декомпозиции, то есть все сложные и объемные задания разбить на более мелкие, вплоть до примитивных действий.

Вначале это может вызвать недоумение со стороны персонала, и здесь важно подчеркнуть нужность этой процедуры, по крайней мере на начальном этапе. Так огромная задача будет разбита на список мелких простых задачек, которые зачастую могут решаться параллельно с другими.

Здесь важен психологический эффект, который состоит в том, что, во-первых, мы планово приближаемся к ожидаемому результату выполнения задачи и, во-вторых, вычеркивая из огромного списка очередную подзадачу, работник формирует лично у себя привычку ставить задачу – и выполнять ее.

Планировать не всегда легко, но еще сложнее это выполнять.

9. Правило Парето

Построение бизнеса в целом, как и его отдельного направления, требует внимания к разным деталям. Как разобраться, с чего начать?

Бизнес-деятельность требует учитывать различные факторы, которых порой бывает множество. Чтобы гарантировать бизнесрезультат, управленцы вынуждены инвестировать свое время и финансы в задачи, порой того не требующие.

При регулярном менеджменте наши сотрудники часто погрязают в массе мелких задач. А вроде бы еще вчера работающие бизнес-процессы перестают работать как часы. Это обычно происходит при смене фазы роста компании или при изменении конъюнктуры рынка. Содержание бизнес-модели начинает требовать больших финансовых вливаний даже в стабильной ситуации и при отсутствии новых проектов.

Менеджмент требует увеличения бюджета на расходные операции, затрат на вспомогательные бизнес-процессы и найма дополнительного персонала.

Процессы, удовлетворяющие эпизодические потребности бизнеса, как строительные леса, окутывают его основное здание. И через какое-то время бизнес-архитектура становится громоздкой и неэстетичной.

Разросшийся штат и дерево бизнес-процессов требуют постоянного вливания ресурсов и непрерывного контроля. Это делает бизнес неудобным. Как определить, что здесь главное, а что второстепенное? Как взглянуть со стороны на бизнесстроение?

Нам поможет правило Парето. Что это и как оно работает?

Итальянский экономист Вильфредо Парето в 1897 г. обнаружил некую закономерность, которая позже была сформулирована так: 20 % причин порождают 80 % следствия.

Двадцать процентов людей обладают 80 % капитала. Двадцать процентов клиентов дают 80 % оборота. Двадцать процентов управленческих решений вызывают недовольство у 80 % персонала. Двадцать процентов операций с клиентами провоцируют 80 % рекламации со стороны клиентов.

20/80

В прикладном действии этого правила мы можем убедиться, даже когда едем утром на работу. Потому что 80 % пробок создаются 20 % перекрестков.

И обратный ход этого правила: 80 % усилий дают 20 % результата. Восемьдесят процентов клиентов интересует 20 % продуктовой линейки компаний. Восемьдесят процентов рабочего времени тратится для выполнения 20 % задач. Восемьдесят процентов ресурсов компании направлено на обеспечение 20 % бизнес-процессов. Восемьдесят процентов факторов влияют лишь на 20 % вашего бизнеса.

Используйте это правило, когда приедете на работу. Начните с оптимизации рабочего дня. Делайте бизнес удобным.

Двадцать процентов причин формируют 80 % следствия.