12 недель в году

Когда вы проводите время с пользой, то всегда знаете, когда сказать «да», а когда «нет». И даже можете понять, когда тратите свое время впустую или занимаетесь второстепенными делами вместо более важных, но менее «комфортных». Когда вы используете время целенаправленно, вы реже его теряете и тратите на решение более важных задач, но тут нужны дисциплина и правильное ежедневное и еженедельное планирование. Лучше всего использовать 12-недельный план, который поможет организовать вашу работу так, чтобы вы ставили себе ежедневные задачи, а не окружение распоряжалось вашим временем. Целеустремленность – ваше секретное оружие в борьбе с бездарно потраченным временем и посредственными результатами.

Недостаточно быть все время занятым – муравьи тоже всегда заняты. Вопрос в том, чем мы занимаемся.

Генри Торо

Распределение времени

Бенджамин Франклин говорил: «Если мы позаботимся о минутах, годы сами о себе позаботятся». Мудрые слова. Но проблема в том, что в течение дня постоянно происходят неожиданные события, и мы тратим на них свои ценные минуты.

Попытки сократить эти перерывы обычно неудачны – это чуть ли не сложнее, чем выполнение самих незапланированных дел. Мы считаем, что ключ к успеху в целенаправленном использовании времени – не попытки сокращения незапланированных перерывов, а еженедельное распределение времени, посвященного стратегически важным задачам. Мы называем его «временем действия» и считаем этот подход одним из самых эффективных. «Время действия» – техника распределения времени, которая позволяет вернуть контроль над его использованием и повысить личную производительность в течение дня.

Методика включает три основных компонента: стратегическую, буферную и рекреационную части.

Стратегическая часть: три часа подряд, которые запланированы на каждую неделю. В это время вы не отвечаете на звонки, не принимаете факсы, не читаете электронную почту, не встречаете посетителей – не отвлекаетесь ни на что. Вы полностью сосредоточены на запланированных задачах, касающихся стратегии и заработка.

Стратегическая часть позволяет вам сосредоточиться на умственных и творческих действиях для достижения прорыва. Вы, возможно, удивитесь качеству и производительности, которых добьетесь таким путем. Для большинства людей этого времени в течение недели будет достаточно.

Буферная часть: посвящена незапланированным и менее важным делам, например ответам на большинство электронных писем и звонков, которые неизбежно появляются в течение рабочего дня. Нет ничего более непродуктивного и отвлекающего, чем работа, во время которой вы отвлекаетесь на посторонние дела. Но у всех бывают дни, когда мы тратим почти все свое время на незапланированные действия.

Некоторым достаточно 30 минут в день, другие могут потратить пару часов на не слишком важные дела. Задача буферной части – выполнять малозначительные дела в одно время, сразу и тем самым взять под контроль остаток своего времени в этот день.

Рекреационная часть: один из ключевых факторов снижения эффективности – отсутствие свободного времени. Очень часто предприниматели и профессионалы в различных областях сталкиваются с тем, что проводят слишком много времени на работе и тратят все больше сил на выполнение задач – и это убивает энергию и энтузиазм. Для достижения лучших результатов часто необходимо не больше работать, а, наоборот, проводить какое-то время вдали от дел. Не случайно есть поговорка: «От работы кони дохнут». Если мы не умеем отдыхать, то не можем эффективно работать.

В норме рекреационная часть должна занимать как минимум три часа, и в это время вы не работаете. Его следует потратить на восстановление и отдых, чтобы вернуться к работе полными сил и энергии.

Если вы не контролируете свое время, вы не контролируете результаты своей работы.

Время действия включает не только стратегическую, буферную и рекреационную части. Чем лучше будут ваши ежедневные и еженедельные планы, тем более эффективной станет работа. Лучше всего попробовать создать картину идеальной недели.

Концепция идеальной недели заключается в планировании на бумаге всех основных задач, обычно возникающих в течение недели, и правильной организации их решения. Это обеспечит большую продуктивность. Если вы не сможете описать эти задачи на бумаге, то не решите их в жизни – а стратегическое планирование, возможно, заставит вас выбирать, как тратить собственное время.

По возможности во время планирования «идеальной недели» постарайтесь использовать для однотипных задач одно и то же время и один и тот же день недели.