500 советов секретарю

Секретарь, приглашая сотрудника к руководителю, обращает его внимание на тему беседы. В том случае, если обсуждение конкретной проблемы с определенным сотрудником намечено заранее, секретарь может предупредить сотрудника, дав ему время на подготовку. Естественно, секретарь может и не знать о теме планируемого разговора. Неэтично спрашивать у руководителя о вопросе разговора. Вполне возможно, что руководитель предпочтет в каком-то случае сохранить конфиденциальность беседы. Но чаще всего вызов сотрудника к руководству связан с непосредственной работой и затрагивает вопросы производственной деятельности. Руководитель может просто забыть сказать секретарю о возникшем вопросе. При такой ситуации вполне допустимо задать вопрос в такой форме: «Какие документы необходимо подготовить к беседе мне и сотруднику?» Зная, о чем пойдет речь, сотрудник сосредоточится на рассматриваемом вопросе и не будет переживать сам факт неожиданного вызова «на ковер» к начальству. Соответственно руководитель получит более полную информацию, и возникший вопрос будет решен быстрее и качественнее. Это отразится и на настроении самого руководителя и сотрудника.

Обилие работы не воспринимайте как наказание. Работая с почтой, готовя документы для руководителя, организуя различные деловые встречи, презентации, беседуя с посетителями и т. п., вы узнаете все направления деятельности фирмы, приобретаете новые знания и опыт. Возможно, этот опыт позволит вам подняться на новую ступеньку в вашей карьере, завязать интересные знакомства.

Секретарь руководителя может сделать многое в отношении создания общей атмосферы в коллективе. Руководителю порой и некогда, а подчас и не приходит в голову задуматься над проблемой атмосферы в коллективе. И секретарь может прийти ему на помощь, подсказав идеи, взяв часть их организации на себя. Начать можно с мелочей, которые не потребуют больших временных и денежных затрат, например ввести традицию поздравлять сотрудников с днем рождения.

Секретарь может составить календарь дней рождений сотрудников, подготовить небольшие сувениры или просто открытки и посоветовать руководителю поздравить подчиненных. Если руководитель занят или отсутствует, то секретарь берет на себя функции поздравления, вручая открытку, подписанную руководителем. Такое внимание к сотрудникам помогает создать у них ощущение, что они не простые винтики в механизме фирмы, а живые люди, о которых помнят и которых ценит руководство. Не стоит заготавливать открытки сразу для всех сотрудников и рассылать их по домашнему адресу. В таком случае руководитель может и не вспомнить о дне рождения коллеги и пройти мимо него на работе, столкнувшись лицом к лицу. Такое «обезличенное» поздравление будет простой формальностью, которая не приведет вас ближе к цели.

Можно поздравить сотрудников с успешной сделкой, с интересным проектом и другими достижениями на работе. Во многих фирмах сотрудники получают за это денежные премии. Это, безусловно, очень неплохо. Но отличным добавлением к этому будет личное внимание руководителя – устное поздравление. Можно предусмотреть в приемной специальный стенд для размещения поздравлений. На этом стенде можно поместить и фотографии сотрудников. Этот стенд не должен быть повторением доски почета советской эпохи. Фотографии могут быть коллективные (рабочей группы, добившейся успеха, изделий и т. п.). Хорошо, если фотографии будут сделаны так, чтобы сами сотрудники не догадывались, что их снимают. Такие фотографии получаются обычно лучше и интереснее. На этом же стенде можно помещать и поздравления с днем рождения сотрудников, с рождением детей, бракосочетаниями, приказы о премировании.

Общение с окружающими – естественный и эффективный способ разрядить напряжение, получить поддержку. Общение питает жизненную энергию людей. Многие фирмы в целях создания более сплоченного и дружного коллектива устраивают корпоративные праздники, проводят общие экскурсии. Конечно, организация таких мероприятий требует финансовых и временных затрат. Но специалисты считают, что эти затраты оправдываются и приводят к более высоким результатам работы. Не обязательно тратить на проведение общего праздника большие средства, заказывая ужин в ресторане или приглашая на работу профессиональных организаторов.

Секретарь может подсказать руководителю саму идею праздника и стать ключевой фигурой его подготовки. Поводом для праздника могут быть и общие календарные праздники (Новый год, Рождество, 8 Марта и др.), и свои корпоративные праздники (юбилей фирмы, дни рождения сотрудников). Можно устроить праздник в честь успешно проведенной сделки.