500 советов секретарю

Деловое знакомство должно начинаться с рекомендации. Причем рекомендующий должен занимать положение не ниже того лица, с которым вы хотите познакомиться. О человеке они судят прежде всего по его принадлежности к той или иной социальной группе. Поэтому вполне обычен вопрос о вашем положении, связях. При ведении совместных дел сохраняйте дух согласия, равновесия, не пытайтесь «взять верх» над партнером, доказать свою правоту. Общение у японцев начинается с поклона. Это обязательный элемент переговорного процесса.

Одним из самых поразительных качеств, присущих национальному характеру японцев, является повышенное чувство самокритичности, ответственности за порученное дело.

В целом традиционный японский этикет со своими многочисленными архаичными правилами поведения уходит в прошлое. Но неизменно одно – желание сделать приятное другому.

СОВЕТ: не старайтесь форсировать события в общении с японскими партнерами, наберитесь терпения. Ведя переговоры, не следует «перегибать палку», обострять отношения, постарайтесь придать деловым отношениям личный характер. Важно расположить к себе партнера.

4. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет

В деловой практике принято часто приходить дарить и принимать сувениры и подарки. Это улучшает деловые связи, демонстрирует благожелательное отношение, свидетельствует о хороших взаимоотношениях коллег по работе.

Различие между сувениром и подарком состоит в том, что подарок – это то, что дарят, а цель сувенира (souvenir – напомнить) – напомнить о какой-либо встрече или событии.

Подарки могут делать:

1) сотрудник – сотруднику;

2) коллеги – сотруднику;

3) сотрудники – шефу (руководителю);

4) руководитель секретарю;

5) фирма – сотрудникам;

6) фирма – фирме.

Деловой этикет вносит свои коррективы в правила обмена подарками. Руководитель может поздравить подчиненных и преподнести им новогодние подарки. Это поможет создать в организации благоприятную психологическую атмосферу, стимулировать желание работников как можно лучше выполнять свои обязанности. Формы таких подарков могут быть самыми разнообразными. В некоторых организациях готовят подарки для детей сотрудников. Самым популярным подарком для малышей считаются сладости. Также можно подобрать игрушку, подходящую полу и возрасту ребенка. Большой популярностью пользуются развивающие игры и предметы. В других – руководитель сам вручает подарки или сувениры особо отличившимся работникам. В третьих организациях небольшие подарки от руководства получают все сотрудники. Одной из форм новогоднего поздравления являются новогодние корпоративные вечеринки, организованные руководством фирмы. Но чтобы персонализировать такой вид подарка, руководителю следует направить сотрудникам персональные приглашения, чтобы человек чувствовал, что этот праздник организован не только для всей фирмы, но и для него лично.

Деловой этикет не рекомендует подчиненным преподносить подарки руководителю, за исключением знаменательных личных дат. Но есть и исключения из общего правила. Руководитель и секретарь в силу своих доверительных отношений могут обмениваться недорогостоящими сувенирами. Если руководителя и сотрудника связывает давняя личная дружба, то они по-дружески в неофициальной обстановке также могут обмениваться подарками.

В последнее время у российских фирм появилась традиция поздравлять своих клиентов. Это могут быть различные предновогодние акции, когда при покупке одного товара покупатель получает другой в подарок. Некоторые фирмы всем клиентам предлагают новогодние календари со своим логотипом. Американские маркетологи установили, что такие акции имеют большую экономическую выгоду, особенно если в качестве подарка предлагается предмет частого употребления, ассоциирующийся с деятельностью фирмы. Например, фирма, специализирующаяся на продаже садового инвентаря, в подарок покупателю может предложить садовую лейку.

Одним из правил делового этикета предписывается поддерживать постоянные отношения со всеми деловыми партнерами. Это подразумевает обязательное поздравление с праздниками. Здесь возможен обмен как поздравительными открытками, так и подарками. Если на фирме нет специальной протокольной службы, организация таких мероприятий возлагается на секретаря. Секретарь должен вести календарь торжественных дат, как государственных, так и личных для партнера. Кроме того, нужно стараться, чтобы не повторялись преподнесенные ранее подарки. Следует помнить, что мировая практика советует ограничить стоимость подарка до 20 долларов.