500 советов секретарю

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы или предложения составителя. Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации или его заместителем.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Образец оформления докладной записки

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ

Генеральному директору 10.10.2004 г. № 26 агентства «КАДРЫ»

г. И. Л. Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

О необходимости увеличения штатной численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности прессы (например, информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»). В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изданий, считаю целесообразным ввести в штат отдела две должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю подобрать из числа студентов 4 – 5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись О. А. Малигига

Предложения – разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит 2 части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение – перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из 2 частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Образец оформления объяснительной записки

Участок № 14 Начальнику СМУ-4

П. П. Гущикову

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

02.11.2004 г. № 2

О причинах аварии при ремонте теплотрассы

При ремонте теплотрассы в районе СХИ по ул. Навашина в ночь на 2 ноября 2004 г. в результате выброса горячей воды произошли размыв почвы и обрушение трех железобетонных блоков, образующих кожух коллектора. В случившейся аварии моей вины как прораба участка нет, так как были соблюдены все предусмотренные технической документацией меры предосторожности. Авария не вызвала серьезных разрушений, и ее последствия будут устранены в течение 1 рабочего дня – 3 ноября 2004 г.

Прораб Личная подпись М. В. Колосов

Справка:

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, как и докладные записки, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило вышестоящую, организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.