500 советов секретарю

Более приемлемой и этичной может быть фраза: «К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам…»; далее следует указать достаточно объективную причину отказа. Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло.

Письмо-благодарность. Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

1) за поздравление по случаю юбилея и пр.;

2) за рекомендацию при устройстве на работу;

3) за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;

4) за приглашение на прием;

5) за помощь в любом виде – предоставление необходимой информации, обработку материалов, в принятии решения.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма. В таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату.

СОВЕТ: при большом количестве адресатов целесообразно использовать трафареты, в которых заполняются от руки фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которые приглашается адресат.

Письма-уведомления обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т. е. цели письма-уведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда «ему подобных».

В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято направлять данному лицу письмо-поздравление.

Рекламные письма информируют потребителей о ценах, форме или способах рынка представления услуг.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и служат для передачи информации при заключении и выполнении условий договоров и контрактов. По своему назначению они подразделяются на 3 вида: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; рекламация (претензия) и ответ на нее.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Письмо-оферта – письменно предложение одного лица (оферта) другому лицу (акцептанту), выражающее желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Письмо-рекламация, или претензионное письмо – коммерческий документ, содержащий информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения ею каких-либо условий. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец или поставщик просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и другими на экземпляре, остающемся в организации.

Типовой формуляр бланка для писем включает:

1) государственный герб РФ или герб субъекта Федерации, или эмблему организации;

2) наименование организации – автора документа;

3) справочные данные об организации-авторе (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов);

4) код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций);

5) ОГРН – основной государственный регистрационный номер;

6) ИНН / КПП – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет;

7) дату;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;