500 советов секретарю

При возросшем удельном весе электронных писем в общем объеме деловой переписки необходимо обратить внимание на следующие особенности подготовки этих писем:

1) содержание письма должно быть сосредоточено на одной теме. Не следует распыляться и пытаться «объять необъятное». Действовать нужно по принципу: «одно письмо – одна проблема». Прилагаемые документы, особенно если это графика, рисунки, таблицы, направляются в виде приложения к пересылаемому файлу-письму. В этом случае вашему получателю легче сориентироваться в сущности послания, а при необходимости ему не составит труда переслать приложение, например на другой адрес;

2) переписка деловых людей по е-mail носит сугубо утилитарный прагматический характер. Она лишена эмоций. Соответственно, стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым;

3) несмотря на лапидарность электронного письма, его тон остается вежливым и тактичным. В этом смысле оно не отличается от обычной корреспонденции. Более того, при почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости можно передать с помощью внешних атрибутов, например используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. При электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета;

4) электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог. Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером;

5) язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений.

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого типа для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык е-mail. Сюда входят Smileys и Acronyms.

Ниже приводится несколько примеров принятых на Западе так называемых Smileys (улыбки, смешинки) и используемых при переписке по электронной почте. Разумеется, это касается только личной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

1):-) – улыбка;

2);-) – подмигивание;

3):-(– хмуриться;

4):-D – смех;

5):-X – без комментария;

6);-(– плач;

7):-] – сарказм;

8) =:О – удивление.

Акронимы (Acronyms), т. е. слова, сформированные из первых букв словосочетания, которое оно заменяет, встречаются намного чаше при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных акронимов:

1) ASAP (Аs soon as possible) – как можно скорее;

2) MSG (Massage) – послание;

3) JIC (Just in case) – при случае;

4) CUL (See you later) – встретимся позднее;

5) FAQ (Frequently saked question) – часто задаваемый вопрос;

6) IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

7) BTW (By the way) – между прочим;

8) [g (Grin) – усмешка, ухмылка;

9) BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

10) GTG (Got to go) – готов идти;

11) LOL (Laugh out loud) – заслуживать громкого смеха;

12) WTG (Way to go) – куда идти, направление;

13) OIC (Oh, I see) – мне все понятно;

14) TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Тем не менее справедливости ради следует отметить, что некоторые деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае, требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов.

Также следует помнить, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому следует воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по е-mail. Для пересылки и согласования контрактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

СОВЕТ: поступающая от вашего адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает вас на резкость. Воздержитесь от использования е-mail, когда вы в состоянии гнева, излишне возбуждены. Слово не воробей. Лучше оставить не понравившееся вам послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.