500 советов секретарю

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.

Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Работа над исходящим документом начинается с составления его проекта. Рукопись проекта документа передается секретарю для его оформления. Перепечатанный и сверенный проект документа передается исполнителю для дальнейшего оформления – согласования, визирования, подписания.

После того как документ поступил для дальнейшего оформления, следует стремиться к сокращению лишних инстанций и повторных операций, например ненужного согласования документов или излишнего визирования. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений. Руководители учреждений должны быть освобождены от решения множества второстепенных вопросов, в том числе подписания ряда документов. Право подписания части документов передается руководителям структурных подразделений и ответственным исполнителям, что оговаривается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Такой порядок способствует повышению ответственности исполнителей и значительно упрощает документооборот. Перед подписанием исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

После подписания документы передаются на отправку. Перед отправкой еще раз проверяется правильность их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Все поступающие на отправку документы сортируются по адресатам. Для постоянных адресатов используются заранее приготовленные конверты, адрес на которых напечатан средствами оперативного размножения. Если документы направляются в два или три адреса, то на каждом из них подчеркивается тот адрес, в который данный документ направляется. При направлении документа одновременно более чем четырем адресатам составляется список на рассылку, который передается на отправку вместе с экземплярами документа.

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовку проекта документа, перепечатку, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Внутри организации документы передаются из одного подразделения в другое секретарями руководителей или самими сотрудниками, реже – через службу ДОУ. Удобнее принять единый порядок передачи документов для обработки – через сотрудника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении. Для того чтобы документы не терялись, в ручную и (или) компьютерную информационно-поисковую систему (регистрационную форму или базу данных) в любом случае должны вноситься сведения об изменении их местонахождения с указанием даты передачи.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и тому подобное поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.

При налаживании системы внутреннего документооборота важнейшей частью является работа с документами их непосредственных исполнителей.