Access 2002: Самоучитель

3. Наиболее детальным, гибким и основательным (и, соответственно, самым трудоемким) методом формирования таблиц является режим конструктора.

4. Для надежного контроля за файлами в Access предусмотрен механизм системных первичных кодов. Этот механизм очень полезен, и если у пользователя нет каких-то серьезных причин отказываться от введения первичных кодов, рекомендуется их всегда создавать.

5. Используемые в Access типы данных очень разнообразны, и для их эффективного применения следует перед выбором типа еще раз уточнить назначение этих данных при функционировании БД.

6. В Access 2002 предусмотрены два свойства полей: Формат и Маска ввода. Обе опции позволяют задавать формат, в котором данные вводятся или, точнее, запоминаются при вводе в таблицу.

Свойство Формат рекомендуется применять при последовательном вводе данных в таблицу.

Свойство Маска ввода целесообразно при отображении литеральных (символьных) констант, а также при вводе данных в пустые графы (бланки, таблицы и т. д.). При этом пользователю рекомендуется сформировать маску ввода вручную – это значительно проще.

7. Часто поле может включать лишь определенные значения, которые иногда содержатся в заранее заданном списке, а иногда – в самом поле, вместе с произвольно вводимыми данными. В этих случаях ввод данных можно упростить и ускорить за счет использования подстановок.

8. Для создания информационных структур можно использовать аппарат связей между таблицами, либо возможность организации вложенных подтаблиц, либо и то и другое вместе. Эти средства позволяют пользователю создавать достаточно сложные структуры данных.

Глава 4 Создание форм новой базы данных

Если таблицы служат первичными, исходными элементами базы данных, то «на выходе» вы получаете формы и отчеты. Как правило, формы используются для получения ответов на запросы пользователя, записи данных в таблицы и/или изменения этих данных при их вводе либо корректировке. Отдельное направление использования представляют собой сводные таблицы и сводные диаграммы, рассматриваемые в этой главе. Для распечатки, то есть для получения копии данных на твердом носителе, применяются отчеты.

В Access формы можно создавать разными способами:

• посредством автоформы;

• с помощью разных вариантов мастера форм;

• с помощью конструктора;

• с помощью сводной таблицы;

• с помощью диаграммы;

• с помощью запросов;

• путем расширения форм за счет включения в них диаграмм, картографических данных, рисунков.

В настоящей главе будут рассмотрены три первых способа: они позволяют строить формы, в которых значения величин, хранящихся в БД, остаются неизменными. (Изменение данных – выборочное или нет – требует создания запроса и относится уже скорее к области программирования.) Кроме того, благодаря использованию гиперссылок Access 2002 позволяет включать в формы картографические данные, рисунки и фрагменты текстовых файлов.

Использование автоформы

Таким способом можно создать форму, отображающую все поля и записи базовой таблицы или запроса. Запрос после выполнения может представлять собой таблицу, структура которой аналогична любой другой таблице и содержит поля и записи. Такая структура будет жесткой и однозначной, вплоть до того, что даже если таблица имеет подтаблицу, то последняя в создаваемой форме отражена не будет. Иначе говоря, форма будет создана строго в пределах одной базовой таблицы, и изменить ее пользователь не сможет. Таким образом, автоформа – самый легкий и наименее гибкий способ построения формы. Теперь посмотрим, как это делается.

В разделе Объекты окна базы данных щелкните сначала по кнопке

а затем по кнопке

На экране появится окно Новая форма – рис. 4.1. В этом окне надо выбрать следующие параметры:

Рис. 4.1

• способ построения формы (в данном случае – автоформа). Здесь возможны пять вариантов:

– В столбец ;

– Ленточная ;

– Табличная ;

– Сводная таблица ;

– Сводная диаграмма ;

• таблицу или запрос, на основе которой/которого будет построена форма (в нашем случае выберите таблицу Фирмы).

Поскольку на рис. 4.1 выбрана автоформа В столбец, то, задав нужные параметры и щелкнув по кнопке ОК, вы получите созданную форму в виде столбца (см. рис. 4.2).

Рис. 4.2