Административный процесс

Все конверты, поступившие в канцелярию, раскрываются в ней, за исключением тех, которые имеют пометку «лично». Если конверт повреждён, то об этом обязательно должна делаться пометка в почтовом реестре. Сами конверты сохраняются и прилагаются к документу в том случае, если только по ним можно установить адрес отправителя и время отправления и получения документов. Это делается и тогда, когда в конверте отсутствуют отдельные документы либо установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте. Неправильно оформленные, повреждённые, либо направленные не по адресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату. Все документы, поступившие в учреждение, подлежат обязательному предварительному рассмотрению. Это обусловлено тем, что среди них следует выделить такие, которые требуют обязательного рассмотрения их руководством учреждения либо исполнителями в соответствии с функциональными обязанностями, а также необходимостью регистрации документов и установления сроков их исполнения. Такого рода предварительное рассмотрение осуществляется руководителем канцелярии либо любым уполномоченным на это лицом. Осуществляется предварительное рассмотрение документов в день получения документов либо в первый рабочий день в случае получения их в нерабочее время. Что же касается поручений вышестоящих органов, телеграмм и телефонограмм, то они рассматриваются немедленно. Руководству учреждения в первоочередном порядке передаются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады и Совета Министров Автономной Республики Крым, органов исполнительной власти и местного самоуправления, а также наиболее важные документы, содержащие информацию о принципиальных вопросах деятельности учреждения, требующих разрешения их руководством. Все иные документы передаются в структурные подразделения и непосредственно исполнителям.

Одним из важных этапов работы с документами является их регистрация. Регистрация документа представляет собой фиксацию фактов создания либо поступления документов и осуществляется путём проставления на нём условного обозначения – регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах. Целью регистрации является обеспечение учёта документов, а также контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые в учреждении, а также те, которые поступают от других органов, учреждений, организаций и граждан. Основным принципом регистрации документа является однократность, т.е. каждый документ в данном учреждении регистрируется только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления либо не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, а созданные документы – в день их подписания либо утверждения. При этом документы регистрируются в пределах их групп в зависимости от названия, вида документа, его автора и содержания. Так, отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, бухгалтерские документы и т.д. Во время регистрации документа проставляется регистрационный индекс, который составляется из порядкового номера в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, корреспондентам и т.д. Для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. Другой формой регистрации является журнальная форма, которая допускается в учреждениях со сравнительно небольшим объёмом документооборота – 500-600 документов в год.

Значительное внимание уделяется составлению и оформлению служебных документов.

Прежде всего, чётко определен формат служебных документов. Для их составления должна использоваться бумага форматов А-3, А-4, А-5. Составление документов на бумаге иного формата не разрешается.

Как правило, все служебные документы должны оформляться на бланках соответствующего учреждения, которые изготовляются в соответствии с требованиями государственных стандартов. При этом выделяется два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для иных видов организационно-распорядительных документов. Не на бланках оформляются некоторые внутренние документы, например, заявления работников, служебные справки, а также документы, созданные от имени нескольких организаций.

С целью ускорения исполнения документов и надлежащего формирования дел в деловодстве каждый документ должен содержать один вопрос, за исключением таких документов, как протоколы, приказы, планы, отчёты и обобщающие документы.