Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Все эти сведения или часть их могут быть доведены до работника в лекционной форме, в форме беседы или в виде «Памятки новому сотруднику». Формы могут сочетаться, так как информации много и всего новичок все равно не запомнит, переспрашивать же в дальнейшем будет неудобно, не каждый на это решится. Памятка решает эту проблему достаточно. А для того чтобы новый сотрудник мог сориентироваться «на местности», полезно устроить ему экскурсию по фирме, лично познакомить его с коллегами, особенно с теми, с кем ему предстоит взаимодействовать в ходе выполнения непосредственных обязанностей. Хорошо, если такое представление нового сотрудника сделает либо специалист отдела персонала, либо непосредственный руководитель новичка.

Для любой компании крайне важно, чтобы сотрудники до конца поняли и приняли все правила, которые есть в организации, полностью разобрались в своих должностных инструкциях. Вся система адаптации настроена на то, чтобы в компании работали не пассивные, не индифферентные сотрудники, а люди, которые осознанно выполняют свою работу и имеют чувство причастности к общему делу. Поэтому обязательно ознакомление с системой оплаты труда, чтобы не было неоправданных ожиданий, чтобы человек не чувствовал себя обманутым и не разочаровывался в своей работе. Нужно ознакомить с системой штрафов и поощрений, социальных льгот и возможностей роста в компании.

Если в вашей компании имеются какие-либо специфические условия как, например, ритуал проверки сумок сотрудников на выходе, запись в журналах регистрации при отлучении с работы, то нужно рассказывать и объяснять причины их появления в первый же рабочий день, чтобы это не стало неприятным сюрпризом для работника и не омрачило его впечатлений о работе. Крайне важен инструктаж по технике безопасности (в том числе и пожарной). В случае пожара и какой-то другой чрезвычайной ситуации сотрудник должен знать, где находится запасной выход, какова схема эвакуации и т. д.

Несмотря на то что внутренний распорядок, система оплаты и иное являются непреложным правилом, лучше преподнести эту информация без оттенка формальности. Это относится как к ознакомлению с системой штрафов и поощрений, так и с прочей информацией. Что касается истории создания и развития компании, то будет просто замечательно, если об этом поведает один из старейших сотрудников, а рассказ его будет пронизан собственными эмоциями и воспоминаниями. Нужно сделать так, чтобы новые сотрудники получили полное и правильное представление о целях компании. Нужно приобщать сотрудников любого уровня к общекорпоративным целям.

Теперь вновь принятый сотрудник уже немного ориентируется в фирме (подразделении) в общем, и наступает этап вхождения в должность . На этом этапе обычно затрагиваются такие вопросы, как:

1) структура, функции, цели и задачи подразделения, в котором предстоит работать новичку;

2) более близкое знакомство с сотрудниками подразделения;

3) непосредственные цели, задачи, обязанности нового сотрудника (чем детальнее и подробнее, тем лучше);

4) история должности, разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другими в подразделении и на предприятии в целом;

5) нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;

6) дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника);

7) требуемая отчетность;

8) виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;

9) процедуры, правила и предписания, непосредственно касающиеся нового работника.

Весь блок этой информации удобно передавать также в разных формах: с одной стороны, это может быть собеседование с непосредственным руководителем и (или) курирующим специалистом, с другой – новичку полезно ознакомиться с существующей на предприятии нормативной документацией (должностной инструкцией, положением о подразделении, материалами, касающимися непосредственных обязанностей, другими документами).

Эту информацию довольно сложно передать за один день, да и ни к чему: когда на человека обрушивается лавина информации, очень низка вероятность того, что он все как следует усвоит. Поэтому вам самим понадобится затратить определенное время на отбор и подготовку информации, предоставляемой новичку. Стоит учесть, что первые впечатления являются самыми сильными и могут длительное время влиять на мотивацию к работе и отношение к организации. Что более важно, плохое начало может отдалить то время, когда сотрудник начнет вносить полноценный вклад в труд коллектива организации. Для управления процессом введения в должность целесообразно указать даты свершения каждого пункта программы и регулярно проверять выполнение мероприятий. Это даст вам представление о том, какая информация уже усвоена новым сотрудником, а какая – нет.