Антистресс-тренинг

Этот шаг включает рациональное ранжирование поставленных задач. Собственно сама стратегия принятия решений представляет собой распределение задач по значимости. Необходимо определить приоритетность каждой задачи, т. е. установить степень ее важности (значимости) и срочности выполнения. Для этого существует соответствующая схема:

По приоритетности задачи могут быть:

1 – срочные и важные. Их необходимо выполнять без промедления. «Их делаю сам в первую очередь».

2 – важные, но несрочные. «Их делаю сам, но позднее». Необходимо установить сроки выполнения этого типа задач.

3 – срочные, но менее важные. Сюда входят задачи, подлежащие делегированию. «Их перепоручаю».

4 – задачи, которые отправляются в «корзину». Не срочные и не важные. Для задач этого типа составляется отдельный список и решается необходимость их выполнения вообще. Если ответ утвердительный, то определяются сроки либо решается вопрос об их перепоручении.

Правило Парето

При структурировании задач в плане необходимо учитывать правило Вильфредо Парето. Этот итальянец, будучи экономистом, не только считал все, что можно сосчитать, но и выводил полезные закономерности. Правило, названное его именем, гласит, что:

За 20 % расходуемого времени достигается 80 % результата, или 80 % работы выполняется за 20 % рабочего времени, или 20 % затрат обеспечивают 80 % конечного результата.

Отсюда вывод: прежде всего следует выполнять наиболее приоритетные, ответственные задачи, которые обеспечивают достижение поставленных целей и требуют значительных затрат времени и сил.

Кроме того, зная пики своей индивидуальной активности, можно планировать значимые дела именно на этот период времени.

Категоризация ABC

Каждую задачу можно оценить по категориям значимости, т. е. категоризировать.

Категория А. Важнейшие задачи. Им необходимо уделить не менее 15 % времени от всего количества задач и дел. Их удельный вес в достижении цели – 65 %.

Категория В. Важные. Уделить 20 % от всего времени. Значимость для достижения цели составляет около 20 %.

Категория С. Менее важные и несрочные. Приблизительно это 65 % от общего числа задач. Занимают 15 % в значимости для достижения цели.

Перепоручение, или делегирование

После того как мы определились с тем, какие же все-таки задачи подлежат делегированию, ненадолго обратимся снова к этому механизму управления временем.

Есть лаконичное определение эффективного делегирования. Оно гласит: «Правильное делегирование – это решение, что не будет делегировано». И чтобы эта процедура действительно была конструктивной, упомянем, что делегируется только исполнительская ответственность и не делегируется управленческая ответственность.

Тот, кому делегируют, должен обладать определенными качествами, которые позволят ему успешно справиться с перепорученной задачей, например такими, как:

• компетентность в делегируемом вопросе;

• наличие мотивации к ответственному выполнению поручаемой задачи.

В завершение краткого повествования о делегировании выразим свое сожаление в том, что невозможно осветить вопросы перепоручения более подробно в рамках нашего тренинга. Эта тема – гораздо более широкая, и ее серьезность нельзя недооценивать. Но кроме нашей книги есть на прилавках книжных магазинов и множество других, всецело посвященных вопросам делегирования. Наша же основная задача – рассказ об «антистресс-технологиях». И о делегировании мы лишь в тезисном виде упоминаем в рамках нашей программы, концентрируясь более на том, что может обезопасить вас от негативного стресса.

4. Реализация и организация.

Прояснив для себя, ЧТО, КАК и КОГДА, мы воплощаем в действительность намеченное, обязательно отмечая в ежедневнике о выполнении запланированной задачи или о причинах невыполнения и дате последующего выполнения.

5. Контроль, или оценка достигнутого с последующей корректировкой по результату.

В конце рабочего дня проводится оценка того, насколько удалось реализовать запланированное на этот день. Сравниваем: «план – факт». В том случае, если какие-либо дела остались незавершенными, мы либо переносим их на следующий день, либо перепоручаем, либо выполняем за счет сверхурочной работы.

Если все запланированное было сделано, в конце рабочего периода формируется позитивное ощущение успеха.

А чтобы действительно испытать ощущение успеха в конце дня, накануне сформулируйте и обязательно запишите те дела, в выполнении которых вы не сомневаетесь. И поступайте так каждый день.

Кроме ощущения успеха при регулярной практике этого приема придет ощущение уверенности, что вы держите свою жизнь под контролем. А это – один из антистресс-факторов.