Антитайм-менеджмент

Стучитесь ко мне в друзья в ЖЖ, Facebook и ВКонтакте, там я выкладываю все самое интересное и полезное о личной эффективности, что удается найти в Сети. Буду очень рад вас видеть! Всего доброго!

Приложение

Как правильно работать с почтой

Немного статистики

Эксперты компании Good Technology провели опрос среди 1000 сотрудников американских компаний. Он показал, что в среднем они тратят до 7 дополнительных нерабочих часов в неделю для того, чтобы ответить на звонки и электронные письма, связанные с работой.

Было установлено, что 68 % сотрудников проверяют свои почтовые ящики до начала рабочего дня (до 8 часов утра), а 40 % – после 10 часов вечера. 69 % респондентов не ложатся спать, пока не проверят рабочую учетную запись электронной почты. Более того, 57 % опрошенных отметили, что залезают в почту во время семейных встреч, а 38 % – за ужином.

Вот еще несколько фактов[11]:

• 58 % онлайн-пользователей начинают свой день в Интернете с проверки почты (ExactTarget).

• Около 25 % интернет-пользователей проверяют почту утром, сразу после того как проснулись (AOL/Beta Research Corporation).

• 70 % офисных и наемных работников проверяют почту в течение рабочего дня (AOL/Beta Research Corporation).

Сказать, что это слишком – ничего не сказать. В то время, когда мы разбираем письма, не делается никакой настоящей работы, толкающей нас к чему-то новому. При всей своей привлекательности почта – рутина, болото, погружаясь в которое каждый день, мы сильно снижаем скорость достижения успеха в служебных делах и жизни.

Пусть это не статистика по России, но давайте предположим, что у нас на электронную почту уходит до 30 % рабочего времени. По данным хронометража, который мы проводим в рамках аудита рабочего времени предприятий, большинство сотрудников тратят на чтение почты от 2 до 3 часов в день.

В 80 % случаев такие затраты могут быть сокращены как минимум вдвое. Для бизнеса это значит, что в неделю мы освобождаем 5 часов на 1 сотрудника, в месяц – 20 часов, в год – 240 часов. Несложно подсчитать, что это 30 рабочих дней эффективного труда.

1 месяц, 1 неделю и 2 дня в год мы теряем просто из-за того, что не обучаем сотрудников (или себя) правильно обращаться с почтой. Еще раз скажу: это цифры только на 1 сотрудника. А если их хотя бы 10?

Пусть средняя зарплата в офисе 40 000 рублей. Если 10 сотрудников не умеют работать с почтой – это потеря 480 000 рублей в год. Неплохая плата за то, что мы не обращаем внимания на электронную почту?

Оставим в стороне сотрудников и вспомним, давно ли мы жаловались, что на важные вещи не хватает времени? На спортзал, интересные книги, учебную литературу, иностранный язык… Что такое 5 часов в неделю? Это:

• 3 дополнительные тренировки;

• 2–3 занятия на курсах иностранных языков;

• 1 книга;

• свободные вечера с родными.

Если подумать, фантазия разыгрывается так, что список вариантов можно продолжать бесконечно. В конце концов, за 10 лет накапливается больше 300 дней жизни! Это же почти год! А мы жалуемся, как быстро проходит время.

Есть всего две причины, по которым это происходит.

Простой способ общения

Нет ничего проще электронной почты. Чтение и ответы на письма на 99 % похожи на работу, но являются ею всего лишь на 1 %. Наряду с бесконечными совещаниями и встречами переписка – в первую очередь общение.

Электронная почта очень комфортна. Жонглировать письмами не только неутомительно. Это самый легкий способ общения. Куда проще написать письмо, чем позвонить по телефону. Особенно если речь идет о разговоре с клиентами или неприятным собеседником.

Когда пишешь письмо, не нужно стесняться, можно сколь угодно долго его обдумывать, выверять формулировки… Потом к такому общению привыкаешь, и оказывается, что вопросы, которые можно было решить 1 звонком, потребовали 4 дней переписки.

Вспомните, сколько раз вы, закипая от ярости, подходили к сотруднику, потому что дожидались его срочного ответа, а он говорил: я написал, жду, пока мне ответят. Что в этом случае мы думаем? Почему?! Почему нельзя было просто позвонить?!

Когда мы работаем с задачами, то замечаем, что общение по переписке не решает, а только множит проблемы. Если нам нужна не видимость работы, а результат, здесь плохо подходит электронная почта. Если есть вопрос, надо сразу добиваться полного ответа, чтобы продолжить дело. Что происходит, когда общение идет по электронной почте? Письма получают, читают, забывают, их приходится дублировать, и вот мы день, два, три ждем ответа.

Да, есть случаи, когда все должно быть записано. Но будем честными, сколько таких в нашей практике? 3 %? 5 %? 10 %? Что-то мне подсказывает, что не больше. Мы смеемся над «советскими» предприятиями, где докладные записки ходят неделями. А у самих работа затягивается не меньше, потому что мы ждем ответа по электронной почте.

Простой способ создать иллюзию работы