Аудит расчетов с персоналом

5. Часто организации выдаются наличные денежные средства в подотчет на представительские расходы.

По окончании официального приема лицо, получившее наличные деньги, обязано составить авансовый отчет по форме АО-1 и приложить к нему отчет о расходовании средств, а также все первичные документы, подтверждающие расходы.

В ходе проведения аудиторской проверки правильности документального оформления представительских расходов организации необходимо учитывать следующие требования учетного и налогового законодательства.

Бухгалтерский учет представительских расходов ведется по данным первичных учетных документов, подтверждающих произведенные расходы. Первичные документы должны содержать сведения о дате деловой встречи (приема), месте проведения, участниках со стороны организации и представителях других организаций, назначении, сумме расходов и др. Фактически произведенные расходы, подтвержденные первичными документами, должны быть экономически обоснованными.

Для того чтобы экономически обосновать представительские расходы, организации необходимо провести подготовительную работу, а именно приказом (распоряжением) руководитель организации должен определить:

1) перечень должностных лиц организации, имеющих право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;

2) порядок выдачи под отчет средств на представительские расходы;

3) нормативы отдельных видов представительских расходов (при необходимости);

4) порядок документального оформления представительских расходов;

5) сроки представления первичных документов по представительским расходам.

Необходимо проверить порядок оформления документов по каждому конкретному мероприятию, для этого у организации должны быть:

1) приказ руководителя о дате проведения официального мероприятия, его цели и задачи;

2) программа представительского мероприятия с включением в нее даты, места, сроков проведения и указанием наименования приглашенной стороны, а также фамилии, имени, отчества участников принимающей и приглашенной сторон и их должностей;

3) сметы расходов на проведение конкретного представительского мероприятия.

По окончании представительских мероприятий подотчетное лицо, получившее деньги, составляет авансовый отчет, а также составляется акт о списании представительских расходов.

В бухгалтерском учете организации представительские расходы отражаются проводками:

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»,

Кредит счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами».