Аутсорсинг: Искусство делегирования

Даже если вы только открыли компанию и не планируете на ближайшее время никаких активностей, а задача аутсорсера сводится к предоставлению «пустых» отчетов и деклараций – попросите его направлять вам копии деклараций с отметкой о подаче в соответствующий государственный орган. Таким образом, вы обеспечите верхний уровень контроля, что позволит избежать неприятностей в будущем.

Здорово, если текущая цель – масштабировать бизнес. Тогда аутсорсинг поможет наладить связанные с ростом процессы и сосредоточиться на продукте. При наличии таких планов важно убедиться, что аутсорсинговая компания готова качественно оказывать услуги в случае вашего резкого роста, например, в 10 раз. Вы можете уточнить, есть ли у компании план быстрого масштабирования и сколько времени может занять его внедрение.

Так, наша компания – SMAR Outsourcing Solutions – является единственным в Беларуси партнером Safeguard – глобальной компании по начислению заработной платы. Одним из критериев получения эксклюзивного статуса было как раз наличие плана масштабирования – нам пришлось изрядно поработать, чтобы привести его в соответствие мировым стандартам.

Что важно включить в план масштабирования? В нашем плане, кроме прочих, было два ключевых пункта:

? Возможность быстрого найма сотрудников для оказания объема услуг, в 10 раз превышающего изначальные договоренности.

Соответственно, мы прописали источники, из которых формируется кадровый резерв компании: у нас заключен рамочный договор с кадровым агентством, имеются договоры с одним вузом и несколькими колледжами, куплен доступ к базам вакансий и резюме и т. д. Другой важный аспект – наличие свободных и оборудованных рабочих мест: к примеру, вместимость нашего офиса позволяет нанять 20 работников в течение двух недель. Если требуется больше, то это может занять от месяца до двух. Впрочем, учитывая, что при четких регламентах и процессах (без ведения кадрового учета) один специалист может рассчитать зарплату для тысячи сотрудников, двадцати таких специалистов более чем достаточно для обслуживания крупного штата.

? Технические возможности программного обеспечения и облачного сервера компании.

Важно учитывать, располагаете ли вы необходимой технической базой для десятикратного масштабирования.

2. Действуют ли в вашей компании внутренние регламенты работы?

Если регламенты отсутствуют, то аутсорсинговый проект, скорее всего, не состоится. Представим ситуацию: вы хотите передать бухгалтерский учет на аутсорсинг. Спросите себя:

? Какой промежуток времени отводится вами на закрытие месяца/квартала/года?

? В какие сроки вы хотели бы распределять дивиденды?

? Каким образом у вас настроен процесс выставления собственных актов или инвойсов?

? Куда вы сдаете отчетность – в банк или инвесторам, в какие сроки вы это делаете и что включает отчетность?

? Есть ли у вас платежные дни или оплаты происходят хаотично, когда придется?

? Своевременно ли вам предоставляют документы ваши поставщики?

Критически важно знать ответы на все эти вопросы: либо у вашей компании должны быть четко прописаны внутренние процессы, либо вы сами должны иметь ясное представление, как они работают.