Авторитет. Как стать уверенным, весомым и влиятельным

Совещание начинается с постановки общей цели, после чего нужно следить за тем, чтобы прийти к желаемому результату (о чем мы говорили в принципе 7).

Уважайте время

Если вы ведете совещание, контролируйте ход обсуждения. Следите, чтобы участники укладывались в регламент и не отклонялись от темы.

С самого начала огласите повестку дня. Заверьте всех в том, что совещание закончится в обозначенное время, и вы намерены неукоснительно следовать регламенту. Если время ограничено, определите продолжительность обсуждения каждого пункта. Если обсуждение затягивается, напомните присутствующим о необходимости перехода к следующему пункту повестки дня, чтобы они могли вовремя разойтись. Даже если совещание закончится раньше, никто не будет против.

Если вы знаете, что имеете тенденцию терять чувство времени (вы больше относитесь к типу «кайрос», чем «хронос»), тогда попросите кого-нибудь из присутствующих вас «подстраховать». Я сама предпочитаю так делать, потому что, как оратор, отношусь к типу «кайрос». Такая стратегия помогает мне придерживаться установленного регламента, что люди типа «хронос» очень ценят.

Будьте бдительными в отношении «пожирателей эфирного времени». Если вы видите, что кто-то пытается монополизировать совещание, вежливо, но твердо вернитесь к повестке дня. Поощряйте – но не заставляйте – более молчаливых участников высказывать свое мнение. Позвольте каждому из присутствующих высказаться и дайте всем одинаковое время для выступления. Это сглаживает культурные различия в том, как люди говорят и насколько они ощущают потребность высказаться. Даже любители поговорить иногда делают это, потому что боятся тишины. Устраните этот страх.

Основная часть: определите общую цель

«Основная задача совещаний, – говорила Элеонора Рузвельт, – найти общий интерес, что позволит всем присутствующим ощутить себя частью одного целого, и стимулировать каждого участника внести конкретный вклад в общее дело». В этом вам поможет одна простая максима – изобретение журналиста Гэвина Эслера: «Кто я? Кто мы? Какая у нас общая цель?»

Цель, как мы уже выяснили, является залогом успешного планирования совещаний. Ее нужно не только определить и сформулировать, но и донести до других. Только тогда вы создадите атмосферу «мы».

Один из способов это сделать – отметить и оценить общие достижения. Это создает позитивный настрой, который сохранится на протяжении всего совещания. Не зацикливайтесь на цели настолько, чтобы позабыть об успехах.

Да, и не забудьте, что цель нужно озвучивать в самом начале заседания. Вы можете думать, что люди и так знают, зачем они собрались, но в суматохе нашей повседневной жизни будет не лишним еще раз им об этом напомнить и вдохновить их на новые свершения. В частности, заново обрисуйте им видение будущего – как будет выглядеть успех. Или, если они склонны к излишней осмотрительности и осторожности – чего им следует избегать.

Мыслите масштабно

Когда у вас есть ясная общая цель, нужно взглянуть на ситуацию отстраненно и масштабно. Это поможет принять во внимание разные точки зрения и мнения. Другими словами, нужно соединить эмпатию и объективность. Вспомните правила конгруэнтности в принципе 6. Конгруэнтные люди проводят эффективные совещания, потому что они способны сохранять самообладание и контроль над ситуацией. В этом случае им легче направлять эмоции группы в позитивное русло.

Соедините точки

Будьте личностью, которая соединяет точки, а не является одной из них. Зажигайте других людей. Понимайте окружающую обстановку. Исследуйте ее и будьте внимательными. Принимайте сигналы от других людей. Настройтесь на их проблемы и интересы. Эти навыки позволят вам достичь взаимного уважения и согласия. Снимайте шляпу перед тем, что они делают, восхищайтесь этим и завоевывайте их понимание – демонстрируйте свою уверенность и компетенцию. Я вношу свой вклад в общее дело и ценю то, что делаете вы.

Джоанна Моушн, фандрайзер и оратор

Назовите проблемы

Вы узнали, как бороться с тревогами и волнениями, которые люди несут в себе, но что делать, если сама тема совещания вызывает у них напряжение и заставляет нервно ерзать на своих местах? Взгляните проблеме в лицо и разрядите ситуацию. Нужно помочь людям осознать свою коллективную ответственность за сложившуюся обстановку. Но вы должны идти первыми.