Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Большинству первых лиц некогда разбираться в тонкостях вашей душевной организации и нюансах ваших мотивов. Они быстро навешивают ярлык и идут дальше. При этом снять с себя однажды навешенный ярлык довольно тяжело: чтобы потратить время на пересмотр вердикта, первому лицу нужны очень весомые основания.

Отсюда видно также, почему я считаю политические игры и манипуляции проигрышной стратегией. Первые лица в силу своего положения, как правило, весьма проницательны. Их трудно перехитрить, а избавиться от ярлыка Хитрована еще труднее.

В этой классификации и в книге в целом не рассматриваются отношения и взаимные оценки первых лиц с равными им по статусу и с вышестоящими (у первых лиц тоже есть начальники) – это отдельная тема. В дальнейшем изложении мы нацелимся на роль Партнера и сосредоточимся на важнейшем качестве этой роли: помимо профессионализма в своей области и преданности делу Партнер должен уметь говорить на языке первых лиц.

Ваша выжимка этой главы: _________________

Первые лица могут не вписываться в стереотип

Подведем итог в разговоре об особенностях первых лиц:

• Они очень заняты. Поэтому они хотят узнать все важное как можно быстрее и не любят воду в документах и любых других способах взаимодействия.

• Они мыслят масштабным категориями. Поэтому к ним следует обращаться по важным вопросам и не перегружать мелочами.

• Они нацелены на результат и не хотят ждать. Поэтому они желают знать, к чему приведет реализация ваших предложений или какую пользу ваш проект уже принес организации. Они хотят получить результат незамедлительно.

• Они прагматичны. Они хорошо понимают язык вложений и отдачи и терпеть не могут нереальных, невыполнимых планов.

• Они критичны. Они подвергают поступающие обращения проверке, «включая скептика». Они очень не любят, когда автор документа неконкретен или не имеет четкой позиции. Они по-разному относятся к информации в документе в зависимости от уровня своего доверия к автору.

Безусловно, этот образ первого лица – стереотип. Он способен сэкономить вам много времени и умственной энергии: ведь гораздо легче писать отчет или предложение, понимая особенности адресата. И в той мере, в какой стереотип соответствует реальности, он поможет вам избежать ошибок.

Однако любой стереотип, в том числе и этот, может вас подвести. Помните о том, что первые лица – люди, а все люди разные. В природе существуют незанятые первые лица – у них много свободного времени. Есть такие, которым не свойственна масштабность мышления – некоторые руководители высшего звена продолжают думать, как бригадиры на заводе, продавцы или мелкие чиновники. Есть первые лица, увлеченные процессом, – результат для них вторичен. Есть совершенно непрагматичные руководители-романтики. Встречаются и некритичные, доверчивые первые лица.

Если в вашем случае предлагаемый портрет не соответствует оригиналу, смело нарушайте все правила, о которых пойдет речь в следующих разделах книги…

А еще лучше – не торопитесь нарушать правила или слепо им следовать. Начните со сбора информации и анализа вашей «целевой аудитории». Вот список вопросов для такого анализа (отнюдь не исчерпывающий):

• Адресат и тема письма:

• Кто ваш адресат? Кому вы собираетесь писать?

• Какие две-три главные мысли вы хотите донести до адресата при помощи своего документа?

• Какую реакцию адресата вы хотите получить в ответ на документ? (Например: одобрение сделанной работы, согласие с идеей или предложением, решение, указание, совет и т. п.)

• Приоритеты адресата:

• Что является важным, приоритетным для этого руководителя (и человека) в целом, безотносительно вашей темы? Какие проблемы, задачи и вопросы его волнуют по-настоящему?

• Входит ли ваша тема в перечень важного для адресата?

• На какие факторы адресат обращает особое внимание, когда формирует свое мнение и принимает решения? (Например: текущие затраты и доходы, новые возможности – будущие перспективы, риски, инновации, производительность труда, соблюдение правил, хороший климат в команде, удовлетворенность клиентов и т. п.)

• Как адресат воспринимает информацию:

• Он предпочитает получать краткое изложение вопроса или его интересуют подробные выкладки и обоснования?

• Он скорее романтик (то есть мыслит глобальными целями и идеями, не опускается до вопросов «как сделать») или прагматик (рассчитывает баланс затрат и выгод, думает о внедрении и выполнимости планов)?

• За что он хвалит нижестоящих, которые обращаются к нему с отчетами, запросами и предложениями? За что он чаще всего критикует их?

• Какие еще особенности восприятия информации характерны для вашего адресата?

• Как адресат воспринимает вашу тему и вас как автора:

• Есть ли у адресата сформированная позиция, мнение по вашей теме – или вы будете писать о вещах, которые ему совершенно неизвестны?