Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:

• объектного;

• сравнительного;

• процессного/хронологического;

• комбинированного (сочетание трех предыдущих).

Используйте логику ответов на вопросы первого лица

• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.

• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.

• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.

• Расположите эти вопросы в логической последовательности – например, от главного к второстепенному.

• Своим документом (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.

• Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.

• Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.

Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций

• Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.

• И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев – это будущие перспективы и новые возможности.

• В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сравниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».

• У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.

Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки

• Конкретность – одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям.

• Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.

• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.

• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.

• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.

Упрощайте по-умному

• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.

• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.

• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.

• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.

• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.

• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.

• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» – подойдите к проблеме вплотную.

• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.

Пишите понятно

• Пишите короткими предложениями. Одно предложение – одна мысль.

• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.

• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.

• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».

• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.

• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.

• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:

• сформулируйте цель документа;

• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;

• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;

• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;

• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.