Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Другая распространенная ошибка – смешение творческого и критического мышления. Шаги с 1 по 8 в основном требуют творческого (созидательного) мышления. На этой фазе процесса слишком строгая самокритика или критические замечания других тормозят работу, сковывают, а не помогают. Шаги с 9 по 11, напротив, требуют максимально критического отношения к уже созданному творению. Эта фаза процесса связана с улучшением сделанного, а не созданием нового. Следует своевременно переключаться между творческим и критическим режимами и не допускать доминирования «неправильного» мышления в конкретной фазе работы.

Представленный алгоритм предназначен для ситуации, в которой вы сами можете поставить цель и создать структуру документа. Когда от вас требуется создать типовой отчет или предложение, цель и структура которых заданы шаблоном, первые шаги будут несколько иными.

Вариант алгоритма при использовании шаблона структуры

1. Соберите и проанализируйте информацию по тому вопросу, которому будет посвящен ваш документ. Изучите своего адресата.

2. Уточните, детализируйте цель документа.

3. Выберите подходящий шаблон.

4. Организуйте информацию в соответствии с шаблоном (заданной структурой).

• Сгруппируйте мысли по темам (разделам).

• Создайте иерархию пунктов и подпунктов – главные и вспомогательные мысли (детали).

• Сохраните только те пункты и подпункты, которые работают на цель документа. Удалите все остальное.

• Определите, какой информации не хватает для достижения цели документа.

5. Cоберите или сформулируйте недостающую информацию. (Дальнейшие шаги полностью повторяют основной алгоритм.)

6. Напишите связный текст. Там, где необходимо, включите визуализацию (таблицы, схемы, графики).

7. При необходимости создайте выжимку (executive summary).

8. Проверьте документ с помощью критериев проверки (см. вкладку). Скорректируйте, упростите и сократите.

9. Дайте документу и выжимке немного «отлежаться», затем перечитайте и еще раз покритикуйте себя. Внесите правки. Вариант: дайте прочитать и покритиковать текст человеку, мнению которого вы доверяете.

10. Отформатируйте, проверьте грамматику, стилистику, пунктуацию. Вариант: воспользуйтесь услугами корректора, дизайнера.

3. Советы первому лицу: что сделать для того, чтобы получать хорошие отчеты и предложения

Чтобы получить дополнительную информацию, пишите по адресу: [email protected]

Чтобы получить дополнительную информацию, пишите по адресу: [email protected]