Бюджетный учет. Организация и ведение

Водитель подал заявление в бухгалтерию учреждения с целью получения аванса на приобретение запасных частей для ремонта автомобиля в сумме 7000 руб. С разрешения руководителя из кассы выдана сумма – 7000 руб. Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 6800 руб. Оставшаяся сумма сдана в кассу учреждения. При этом в учете были сделаны следующие записи:

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения подотчетных расходов в расходы.

Выдача денежных средств под отчет применяется в основном для выдачи наличных денежных средств в организациях, которые связаны с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги (другие ценности) и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки организация должна устанавливать самостоятельно в приказе по организации.

Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение (приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в служебную командировку).

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Подотчетное лицо, получая наличные денежные средства из кассы организации, должно отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах сдается в установленные сроки (не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки).

Понятие служебной командировки применимо только к работникам учреждения, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях и подчиняющимся правилам внутреннего трудового распорядка учреждения (ст. 15, 130 Трудового кодекса РФ). Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Если же физическое лицо, не состоящее в штате учреждения, выполняет какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между учреждением и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный налогооблагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время при наличии соответствующих оправдательных документов физическое лицо имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»; далее – Инструкция № 62).