Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

График разработки НМД ведется в MS Excel (или в другой удобной для этих целей программе).

В графике отображается текущий статус разработки документа (разработка первой версии, презентация, разработка второй версии, тестирование, разработка третьей версии, утверждение и ввод в действие). Для утвержденных и введенных в действие документов в столбце «Стадия разработки» делается запись «Действует».

Форма графика может быть изменена. Например, дополнена некоторыми столбцами (дата утверждения НМД и т. д.).

5.9. Контроль исполнения требований НМД

Рассмотрим вопрос контроля исполнения требований НМД. Можно выделить шесть основных возможностей (направлений) такого контроля:

1. Самоконтроль.

2. Контроль непосредственным руководителем.

3. Контроль по показателям.

4. Внутренний аудит.

5. Жесткая автоматизация.

6. Контроль, интегрированный в процесс.

5.9.1. Самоконтроль

Самоконтроль предполагает, что исполнитель самостоятельно отслеживает выполнение требований нормативного документа. Чтобы он это делал, необходимо несколько условий:

• знание стандарта и умение им пользоваться (быстро находить нужные требования в зависимости от ситуации);

• внутренняя мотивация выполнять требования стандарта;

• инструменты самоконтроля;

• ресурс времени.

Исполнитель должен хорошо знать стандарт/набор стандартов, по которым он действует. Кроме того, ему необходимо уметь быстро находить нужную информацию в документе, читать графические схемы бизнес-процессов и т. д. Сами стандарты должны быть доступны исполнителю в бумажной, а лучше в электронной форме (если это возможно и рационально).

Внутренняя мотивация исполнителя делать работу правильно (по стандарту) – следствие ряда факторов, таких как действующая система материального стимулирования, корпоративная культура организации, наличие руководителя-лидера, осознание рисков (в том числе лично для себя), возникающих от неправильно выполненной работы.

К полезным инструментам самоконтроля можно отнести контрольные листки, чек-листы, таймшиты, журналы и т. д. В этих документах исполнитель периодически отмечает факт и/или результат выполнения наиболее важных операций процесса. Кроме того, инструментом самоконтроля могут служить отчеты, заполняемые исполнителем в конце рабочего дня/смены.

Отмечу, что исполнителю нужен ресурс рабочего времени для осуществления самоконтроля – то есть при выполнении процессов на эту работу должно отводиться пусть незначительное, но вполне конкретное время.

5.9.2. Контроль непосредственным руководителем

Руководитель может и должен проверять соблюдение требований НМД по процессам, проводя:

• непосредственный визуальный контроль работы исполнителей;

• аудит соблюдения требований на основе анализа документальных подтверждений выполненной работы.

Периодически руководитель может визуально наблюдать за работой сотрудников, проверяя, соблюдают ли они стандарты. Нет сомнений, что он сам при этом должен знать эти стандарты лучше всех. Поэтому в первую очередь следует проверять знания и навыки самого руководителя. Это возможно, например, при проведении очередной аттестации (если они бывают в компании).

Кроме визуального контроля руководитель может проводить аудит исполнения требований стандартов сотрудниками. При этом он проверяет:

• наличие документов, подтверждающих выполнение стандартов (рабочие документы, журналы и т. п.);

• формальное содержание документов (соответствие шаблонам, наличие необходимых данных и т. п.);

• содержательный анализ документов (проверка на профанацию);

• результативность и эффективность выполнения работы (если соответствующие показатели можно рассчитать).

Аудит должен проводиться в соответствии с планом работы подразделения. Его результаты следует фиксировать, чтобы их всегда можно было проверить.

5.9.3. Контроль по показателям

Контроль исполнения требований стандартов по бизнес-процессам на основе показателей возможен, когда:

• процесс стабильно выполняется;

• для процесса подобраны адекватные показатели (метрики);

• фактическая информация для расчета показателей по процессам достоверна и оперативна;

• накоплена статистика измерений показателей за определенный период (для возможности определения нормальных границ хода процесса);

• действует система мониторинга хода и результатов процесса по указанным показателям.