Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Если в команде проекта есть эксперты, владеющие перечисленной информацией, то построение системы процессов организации можно выполнять, не разрабатывая схемы цепочек создания ценности (то есть не формируя графическую модель верхнего уровня). Дело в том, что у таких экспертов уже есть видение того, как работает бизнес, и понимание, как можно структурировать процессы для компаний данной отрасли.

В этом случае берется материал, наработанный в другой компании. Он корректируется и уточняется с использованием информации о процессах структурных подразделений рассматриваемой организации.

3.4.3. «Процессы» или «процессные группы»?

Отдельно рассмотрим вопрос о применении термина «процесс» к объектам процессного дерева системы процессов организации. Если на нижних уровнях (где деятельность может быть адекватно описана при помощи потоков работ – схем Work Flow) применение данного термина практически не вызывает сомнений, то как быть с первым или вторым уровнем? Процесс верхнего уровня может включать в себя весьма разнообразную деятельность, которая выполняется различными подразделениями и оценивается при помощи разных показателей. Да, эта деятельность входит в зону ответственности одного руководителя, но называть ее процессом нерационально.

Пример. Регламентация процессов верхнего уровня

В компании была построена система процессов. Для каждого процесса верхнего уровня разработали «Регламент процесса». Он включал описание входов/выходов, перечень подпроцессов, описание требуемых ресурсов, описание показателей и т. д. Документ оказался огромным – около трехсот страниц. Он содержал длинный перечень входов/выходов, с которым сложно работать. Количество показателей, включенных в регламент, достигало пятидесяти. Все они были разнородными. Практическая ценность такого регламента оказалась очень низкой.

На верхнем уровне следует называть объекты дерева процессов «процессными категориями» и «процессными группами». Но регламентировать такие сложные объекты, как процессные категории, в одном документе нецелесообразно.

При определении процессных категорий и групп важно четко закрепить ответственность руководителей верхнего уровня. Это может быть сделано:

• непосредственно в системе процессов;

• в должностных инструкциях руководителей.

Если есть понимание того, что объект верхнего уровня системы процессов – это разноплановая, сложная деятельность, то можно формально пользоваться термином «процесс». При этом надо понимать, что к такому условному процессу неприменимы методы работы и формы документов, используемые для процессов операционного уровня.

3.4.4. Выявление сквозных процессов на основе анализа схем ЦСЦ

Как я уже говорил, при построении системы процессов организации полезно выявлять наиболее важные сквозные процессы. Информация об этом может быть получена рабочей группой (которая осуществляет построение системы процессов) при проведении анализа схем ЦСЦ на основе:

• выявления зон безответственности, размытой ответственности или дублирования ответственности при выполнении процессных категорий и групп;

• выявления процессных групп, в управлении которыми участвует несколько различных структурных подразделений;

• выявления процессных групп, в выполнении которых участвует несколько структурных подразделений.