Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

5.6.9. Хранение и выдача учтенных копий НМД

При необходимости в использовании бумажной копии действующего НМД сотрудник организации направляет помощнику ГД запрос по электронной почте.

Помощник ГД распечатывает НМД на желтой бумаге и уведомляет сотрудника о готовности документа.

Почему именно на желтой, ведь это не пресса? Дело в том, что столы сотрудников подчас завалены разными документами, в том числе нормативными. Чтобы официально зарегистрированные копии НМД бросались в глаза, их надо каким-то образом маркировать. Например, распечатать на желтой бумаге или поставить штамп «Копия» красного цвета.

Когда сотрудник организации приходит забрать копию НМД, помощник ГД фиксирует факт передачи бумажной копии в электронном журнале выдачи учтенных копий.

Бумажная копия НМД выдается только после учета в журнале (рис. 5.6.6).

Сотрудник использует бумажную копию НМД до тех пор, пока не получит по электронной почте уведомление об отмене/пересмотре НМД. При получении такого уведомления сотрудник обязан в течение трех рабочих дней уничтожить бумажную копию НМД. Если при проведении внутреннего аудита выявится факт использования неучтенных копий НМД или копий НМД, которые отменены/пересмотрены, сотрудник организации лишается премии или других бонусов по решению ГД.

_{Рис. 5.6.6. Выдача учтенных копий НМД}

Лучше сразу прописать штрафные санкции по отношению к сотруднику, допустившему наличие устаревших версий НМД на своем рабочем месте и/или жестком диске персонального компьютера. Это, например, может быть лишение месячной или квартальной премии в размере от 25 %.

Все НМД организации хранятся:

• в электронном архиве на сервере организации;

• в бумажном виде на белой бумаге с красной печатью «Контрольный экземпляр» в архиве организации.

Бумажные оригиналы НМД хранятся в архиве организации в нумерованных папках. Для каждой формируется лист «Содержание».

Также должна быть установлена номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иными словами, номенклатура дел – это список пронумерованных папок[114], в которых хранятся документы. На обложку (корешок) заносят наименование структурного подразделения, название дела, его индекс, календарный год и срок хранения. На внутренней стороне обложки помещается опись документов, содержащихся в деле. Более подробное описание работы с номенклатурой дел организации и подразделений выходит за рамки моей книги.

Ответственность за ведение электронного и бумажного архива НМД несет помощник ГД.

Все НМД организации контролируемы. Это означает, что их выпуск, распределение, использование, изменение, хранение и уничтожение копий предыдущих версий проверяют ГД, его помощник и внутренние аудиторы.

Возможно, такое требование покажется слишком жестким, но по-другому работать с НМД невозможно. Если четко не отслеживать жизненный цикл по каждому НМД, через некоторое время в организации возникнет бумажный хаос.