Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

На практике часто встречается ситуация, когда руководитель, отвечающий за достижение целевого значения показателя, по объективным причинам не может рассчитать этот показатель. Например, руководитель управляет производственными процессами на основании данных производственного учета, но у него нет нужной информации для оценки эффективности процессов с использованием расчета затрат. Эти данные может дать только финансовая служба (или бухгалтерия). В этом случае необходимо назначать отдельное должностное лицо, ответственное только за расчет значения показателя, но не за достижение его целевого значения. В ряде случаев сотрудник, рассчитывающий показатель, может одновременно являться и ответственным за достижение его целевого значения.

Периодичность расчета и отчетный период

Каждый показатель должен рассчитываться с определенной периодичностью и включаться в соответствующие отчетные формы, например ежемесячно или ежеквартально.

Кроме периодичности расчета, для каждого показателя целесообразно указывать отчетный период, например: «Ежемесячно до 2-го числа месяца, следующего за отчетным».

Определение показателя

Определение показателя означает краткую формулировку, дающую четкое и полное понятие о показателе. Как правило, определение показателя должно давать возможность разработать конкретную формулу для его расчета.

На практике попытки четко определить показатель часто приводят к тому, что его название и смысл корректируются.

Для корректной формулировки определения показателя необходимо участие руководителей и специалистов, связанных с выполнением соответствующего процесса.

Единица измерения показателя

Недопустима ситуация, когда один и тот же показатель в разных документах измеряется с помощью различных единиц, например: килограммы и тонны, метры кубические и тонны, количество и рубли, проценты и доли и т. п. Важно, чтобы для каждого показателя была принята одна единица измерения и она использовалась во всех документах, которые включают плановые или фактические значения показателя.

Методика (формула) расчета показателя

Методика расчета показателя может быть определена с разной степенью детализации. Как минимум она должна содержать формулу расчета показателя. Другие используемые в ней показатели, значения которых нужны для расчета, должны быть четко определены. Вообще любые источники данных для расчета показателя следует четко определить, а доступность и корректность исходных данных заранее проверить.

Перечень документов, содержащих информацию, которая необходима для расчета показателя

Информация для расчета показателя может содержаться в нескольких документах (бумажных или электронных), а также в электронных базах данных. Все эти источники должны быть определены и проверены. Сведения о них следует зафиксировать, они должны стать частью информации о соответствующем показателе.

Перечень плановых (отчетных) форм, включающих показатель

Каждый показатель включается в одну или несколько плановых и отчетных форм. Необходимо выявить эти документы и указать в соответствующем разделе при описании показателя.

Отмечу, что сейчас на рынке представлена целая линейка программ, помогающих структурировать показатели в виде иерархического справочника, вводить плановые и фактические значения, получать различного рода отчеты. В некоторых программах, относящихся к классу BPM[130], можно разрабатывать панели управления и т. п.

Если в компании используется среда моделирования бизнес-процессов (например, Business Studio), то ее можно использовать для:

• ведения иерархического справочника целей и показателей;

• хранения полной информации о показателе (ответственный, определение, формула расчета и т. д.);

• установления связей целей и показателей с процессами, должностями и бизнес-ролями;

• планирования показателей и формирования отчетных форм;

• формирования отчетов по показателям процессов;

• прочее.

На рис. 6.4.3 показан фрагмент справочника целей и показателей в Business Studio, а на рис. 6.4.4 – несложная панель управления, которую можно использовать для мониторинга изменения значений показателей по бизнес-процессам.

_{Рис. 6.4.3. Справочник целей и показателей в Business Studio}

_{Рис. 6.4.4. Панель управления показателями в Business Studio}

6.5. Оперативное управление процессом

6.5.1. Планирование процессов

Оперативное управление осуществляется на всех уровнях иерархии менеджмента компании. Различие состоит только в масштабе управляемой деятельности.

Планированием процессов занимаются их владельцы (руководители структурных подразделений, их заместители, ведущие специалисты), используя при этом: