Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

4.9.7. Связи между процессами, оборванные входы/выходы

Бизнес-аналитик должен ясно осознавать, что между процессами всегда существует взаимодействие. На схеме его можно показать через обмен данных. Это означает, что из процесса выходят и, наоборот, в процесс входят документы (в бумажном или электронном виде). При этом очень важно понимать, что эти документы не берутся из воздуха, а появляются в каком-то одном процессе, используются другим процессом, передаются третьему и т. д. Если бизнес-аналитик рисует на схеме процесса документы, не отдавая себе отчета в том, откуда они берутся, не уточняя их название и содержание, то схема будет мало соответствовать реальности.

На схеме процесса не допускаются оборванные входы и выходы (рис. 4.9.7). Всегда должны стоять ссылки на соответствующие процессы поставщиков и потребителей информации/документов.

_{Рис. 4.9.7. Оборванные входы/выходы процессов}

4.9.8. Нарушение нотации моделирования

Нарушение нотации моделирования создает проблемы – схема становится нечитаемой, возникают неоднозначные моменты в ее интерпретации и т. д. Если в организации установлен стандарт моделирования бизнес-процессов, то обязательно нужно его придерживаться. Чем сложнее выбранная нотация, тем больше вероятность, что неопытный бизнес-аналитик нарисует схему, содержащую множество ошибок (рис. 4.9.8).

Опыт показывает, что сотрудники склонны упрощать любую нотацию до примитивного уровня (это можно назвать профанацией моделирования процессов). К сожалению, при этом качество схем оказывается никуда не годным. В таких компаниях руководство утверждает: «Мы пытались рисовать графические схемы, но что-то у нас они не получились. Мы решили описывать все текстом». Так появляются довольно увлекательные управленческие «новеллы» и «романы» в регламентирующем стиле.

_{Рис. 4.9.8. Чрезмерно сложные схемы процессов}

4.9.9. Проверка на здравый смысл

Даже самому опытному бизнес-аналитику полезно оценить полученную схему процесса с точки зрения здравого смысла (рис. 4.9.9). Это означает, что нужно, например, проверить процесс на физическую реализуемость: мы показываем, что сотрудник делает то-то и то-то, а он в это время давно уже занят чем-то другим и т. п.

Целесообразно обратить внимание на:

• ненужное повторение операций;

• перегрузку исполнителей;

• контрольные операции, от которых можно отказаться;

• возможность параллельного выполнения операций;

• возможность упрощения алгоритма выполнения процесса;

• неоправданное усложнение (лишние, устаревшие операции);

• узкие места различного характера;

• недостаточное обеспечение ресурсами;

• прочее.

_{Рис. 4.9.9. Проверка на здравый смысл}

4.10. Рекомендации по внедрению среды моделирования процессов

Внедрение среды моделирования процессов в масштабах организации – важный и сложный проект. Для его успешного выполнения нужно разработать план, адекватный задаче. Предлагаю один из возможных вариантов такого плана[103].

Для крупной компании внедрение среды моделирования – серьезный проект, который может состоять из трех этапов[104]:

1. Выбор и тестирование среды моделирования.

2. Опытная эксплуатация среды моделирования.

3. Внедрение среды моделирования в масштабах компании.

Этап 1. Выбор и тестирование среды моделирования:

• определение потребностей внутренних пользователей;

• определение и согласование целей и задач проекта;

• анализ сред моделирования, представленных на рынке (по документации), и выбор системы для тестирования;

• установка пробной версии среды моделирования (два-три рабочих места);

• создание пилотной модели организации:

– описание двух-трех процессов на двух уровнях;

– описание фрагмента организационной структуры;

– описание некоторых документов, терминов, ТМЦ;

– формирование пилотных отчетов (регламентов выполнения бизнес-процессов);

• тестирование среды моделирования на основе пилотной модели:

– тестирование функциональных возможностей системы;

– тестирование выгрузки отчетов (регламентирующих документов);

– тестирование управления изменениями;

• анализ результатов тестирования среды моделирования на пилотной модели, принятие решения о выборе системы;

• определение конфигурации системы, необходимой для решения задач организации;

• принятие решения и закупка среды моделирования;

• установка системы (три-пять конкурентных лицензий);

• обучение группы специалистов работе со средой моделирования (включая прохождение теста и получение официальных сертификатов);

• разработка детального плана опытной эксплуатации среды моделирования.

Этап 2. Опытная эксплуатация среды моделирования:

• администрирование системы:

– создание групп пользователей и определение прав доступа;