Бизнес-процессы. Создание нового договора и поддержание его актуальности. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж

Описание: Проверяется практика применения договора и контролируются изменения в законодательстве, значимо влияющие на практику применения договора. Если возникает необходимость, то вносятся изменения в шаблон и дополняются рекомендации по применению договора или его приложений.

ЕСЛИ договор актуален, то продолжается поддержание актуальности шаблона договора [D1]

ЕСЛИ по любым причинам договор устарел, далее не может применяться, то переходим к “Вывод договора из оборота” [D2]

Тайминг/Последовательность: До [D2]

Ответственный: Юрист

Комментарий: –

[D2] Вывод договора из оборота

Описание: ЕСЛИ было принято решение, что договор не подлежит дальнейшему применению (далее не реализуется рассматриваемая договором форма взаимодействия или договор подлежит принципиальному изменению), договор изымается из оборота. Издается распоряжение о прекращении его применения, заинтересованные лица информируются о данном факте. Принимается решение о действиях, необходимых в отношении действующих договоров.

Договор полностью изъят из оборота организации.

Тайминг/Последовательность: До окончания действия ранее заключенных договоров

Ответственный: Юрист

Комментарий: См. пояснения “Комментарии и дополнения к БП “Работа с договорами”

[A] Определение вопросов, требующих регулирования (детализация в нотации EPC)

Поступил запрос на разработку договора, в том числе и описание ситуаций взаимодействия с контрагентами и примеры договоров от конкурирующих организаций.

Рисунок 2. Определение вопросов требующих регулирования (детализация в нотации EPC)

[A.1.] Определить постоянные и переменные элементы договора

Описание: Анализируется специфика сделки. Выявляются условия взаимоотношений, которые зависят от внешних или внутренних обстоятельств.

Результат: Определена необходимость переменных элементов договора; Составлен список постоянных и переменных элементов;

Тайминг/Последовательность: –

Ответственный: Руководитель отдела продаж/ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: Как правило, юрист проводит интервью с заказчиком. В интервью он опирается на предложенные кейсы, образцы подобного рода договоров, уже представленные на рынке.

[A.1.1.] Определить основания изменений для каждого элемента

Описание: В отношении выявленных переменных элементов договора устанавливаются критерии изменений. Например, при каком обороте какой уровень скидки или отсрочки доступен партнёру, при каком размере дебиторской задолженности заключаются соглашения, обеспечивающие займ контрагента.

Результат: Для каждого переменного элемента договора зафиксированы условия и пределы возникающих изменений, в том числе, приводящие к отказу от сотрудничества (если это предполагается характером переменного элемента).

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Руководитель отдела продаж/ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: -

[A.2.] Определить состав договора

Описание: Основываясь на результатах [A.1.] и [A.1.1.] или на техническое задание, составленное в рамках выполнения [A.4.1.], определяется перечень и особенности элементов, входящие в состав договора (приложения к договору, элементы основного текста договора). В том случае, если договор содержит вложенные договоры (например, дилерское соглашение содержит в качестве приложения договор поставки и гарантийный договор)

ЕСЛИ договор составной,то переходим к “Определить вложенные договоры [A.3.1.]”

ЕСЛИ договор однородный, то переходим к “Выработать общую логику договора [A.3.2.]”

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Руководитель отдела продаж/ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: -

[A.3.1.] Определить вложенные договора

Описание: ЕСЛИ договор составной, то определяем, какие договора войдут в состав общего, и проверяем наличие этих договоров в текущей практике взаимодействия с контрагентами (партнерами).

ЕСЛИ Нет готовых, то переходим к “Сформировать ТЗ [A.4.1.]”

ЕСЛИ Вложенные договоры есть, но требуют адаптации под вложенность, то переходим к “Определить необходимые доработки [A.4.3.]”

ЕСЛИ Есть готовые вложенные договоры, то переходим к “Подготовить шаблоны готовых договоров из имеющихся [A.4.2.]”

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: -

[A.4.1.] Сформировать ТЗ