Большая книга директора по персоналу

Документы, с которыми работник должен быть ознакомлен и которые должен собственноручно подписать при приеме на работу:

1) трудовой договор, содержащий пункт об условиях допуска работника к сведениям, составляющим коммерческую тайну, или иным сведениям, охраняемым законом;

2) перечень сведений, составляющих охраняемую законом тайну;

3) положение о порядке получения и работы с документами или информацией, которые содержат сведения, являющиеся охраняемой законом тайной;

4) инструкции по хранению информации.

Если работник получает доступ к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, уже работая в организации, то вместо трудового договора, указанного выше, в п. 1, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, со всеми остальными документами работник должен быть ознакомлен под роспись. Правильное оформление документации, внимательное отношение к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, позволяют усилить контроль над внутренним режимом организации и соблюдением стандартов секретности в ней в связи с тем, что для персонала с соответствующим уровнем допуска может быть предусмотрена более серьезная ответственность. Потеря информации в условиях современной конкуренции может привести к необратимым последствиям для компании или организации, поэтому внимательное отношение к защите информации помогает избежать значительных материальных потерь в дальнейшем.

Индивидуальная или коллективная материальная ответственность работников

Действующая и правильно организованная система отчетности и ответственности работников за сохранность вверенных товарно-материальных ценностей – одно из главных условий обеспечения сохранности имущества собственников бизнеса. В настоящее время существует два вида материальной ответственности – это индивидуальная и коллективная, или бригадная, формы.

Индивидуальная материальная ответственность вводится в случае, когда возможно определение зоны ответственности конкретного сотрудника в течение всего рабочего дня или смены обеспечивать сохранность товарно-материальных ценностей. Индивидуальная ответственность предусматривает полную материальную ответственность за порчу или хищение вверенного имущества, было оно совершено намеренно или случайно.

Для нормального функционирования системы материальной ответственности необходимо разработать и утвердить в организации следующие документы:

1) положение о материальной ответственности работников;

2) перечень лиц, несущих индивидуальную материальную ответственность;

3) перечень лиц, несущих коллективную или бригадную материальную ответственность.

Кроме того, необходимо заключить с работниками договоры по соответствующим формам материальной ответственности и обеспечить им условия для сохранности материальных ценностей.

В соответствии с договором работник или бригада принимает на себя соответствующую материальную ответственность за сохранность материальных ценностей и оборудования, указанных в договоре, вверенных для хранения, транспортировки и отгрузки потребителю, а также за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам вследствие виновных действий работников, а работодатель обязуется создать работнику или коллективу условия, необходимые для надлежащего исполнения принятых обязательств по настоящему договору.

Решение работодателя об установлении материальной ответственности оформляется приказом работодателя и объявляется работнику или коллективу в письменном виде. При смене руководителя коллектива (бригадира) или при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % от его первоначального состава договор должен быть перезаключен.

Неотъемлемой частью договора должно стать положение о порядке ведения отчетности и учета материальных ценностей, которое определяет порядок ведения делопроизводства по учету, отпуску и хранению всех видов материальных ценностей.

Действующее законодательство требует чтобы работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности, имели в наименовании должности такое ее название, которое внесенно в список, утвержденный Министерством труда. Эту проблему можно решить путем введения двойной должности. Например, если мы хотим возложить материальную ответственность на водителя автомобиля, то нам необходимо сделать двойное наименование должности и присоединить к названию должность экспедитора. Водитель-экспедитор может быть лицом, с которым мы имеем полное право заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

Для взыскания с работника материального ущерба необходимо провести проверку для установления размеров этого ущерба согласно ст. 247 ТК РФ. В ходе проверки необходимо обязательно истребовать объяснения работника (в письменной форме) для установления причины ущерба. Трудовой кодекс РФ не регламентирует подробно перечень документов, которые должны составляться в ходе проверки (кроме вышеуказанного).