Большая книга директора по персоналу

2.10. «Заграница нам поможет»: как работать с иностранными гражданами на территории РФ

Эту главу не надо читать от корки до корки, здесь специально собраны все материалы, которые занимают 80 % рабочего времени и называются в обиходе «текучкой». Мы советуем обращаться к ней в случае, когда нужно получить совет или найти нужный материал. Тем не менее в данной главе вы найдете практически все для того, чтобы на первом этапе сформировать свой собственный отдел кадров и начать первые шаги к формированию службы персонала.

2.1. «Без бумажки ты букашка»: функции и значение кадрового делопроизводства

Бюрократия – это клей, смазывающий колеса прогресса.

Джеймс X. Борен

В этом разделе мы не хотим много и долго рассказывать о том, как необходимо в любой организации делопроизводство и правильное оформление документации. На каждом кадровом семинаре по делопроизводству именитые лекторы с упоением рассказывают о ценности и важности делопроизводства в организации. Приводятся десятки и сотни аргументов, из которых можно сделать вывод о том, что делопроизводство является почти основным видом деятельности в любой компании. Так ли это, судить не беремся, а просто приведем некоторую классификацию делопроизводства, которая, на наш взгляд, поможет разобраться с вопросами о необходимости того или иного документа.

Итак, делопроизводство подразделяется на внутреннее и внешнее. Внутреннее делопроизводство ведется, как можно догадаться из названия, внутри компании и представляет собой единую систему управленческой документации по всем вопросам деятельности компании. Внутреннее делопроизводство включает:

• управленческую документацию;

• финансовую документацию;

• бухгалтерскую документацию;

• кадровую документацию;

• производственную документацию;

• маркетинговую документацию;

• логистическую документацию;

• коммерческую документацию;

• документацию по качеству и сертификации продукции;

• документацию по управлению персоналом.

Внешнее делопроизводство частично входит в единую систему управленческой документации и ведется в силу необходимости поддержания контактов организации с внешней средой и информационного обмена между хозяйствующими субъектами, государственными и некоммерческими организациями. К нему относятся:

• переписка с контрагентами, партнерами, государственными структурами и гражданами;

• бухгалтерская отчетность;

• аудиторские заключения;

• маркетинговая и рекламная документация;

• коммерческая документация.

Делопроизводство, в свою очередь, подразделяется на обязательное и рекомендуемое.

Обязательное делопроизводство регламентируется нормативными актами различных государственных органов и является обязательным для ведения во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности и размеров. Отсутствие в компании документов обязательного делопроизводства может повлечь привлечение ответственных лиц к административной и уголовной ответственности. В работе службы персонала в большинстве случаев порядок ведения обязательного делопроизводства определяют следующие нормативные акты.

• Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

• Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.).

• Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

• Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст).

• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

• ОК 009-2003 (введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст) (с изменениями и дополнениями 1/2005).

• Общероссийский классификатор управленческой документации.

• ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

• Трудовой кодекс Российской Федерации.

Это далеко не полный перечень регламентирующих документов, распоряжений и постановлений.