Большая книга директора по персоналу

В ведении делопроизводства службы персонала исключительно важен комплексный подход к вопросам его организации, совместимости с делопроизводством других структурных подразделений и всей компании в целом. В данном случае при выборе необходимо руководствоваться принципами разумной достаточности, которые позволяют избежать лишних трудозатрат и помогают движению фирмы к конечной цели – получению прибыли. Правильное ведение делопроизводства в организации является достаточно затратной статьей при достижении документооборотом определенных масштабов. Документооборот, регламентированный государственными нормативными правовыми актами, под силу любой, даже очень маленькой организации. Его ведение не связано со значительными материальными затратами и необходимостью привлечения дополнительного персонала. При больших документационных потоках возникает необходимость привлечения дополнительных ресурсов, автоматизации процессов делопроизводства и контроля исполнения поручений. Таким образом, система вынужденно приобретает гипертрофированные формы. Главное в данной ситуации – не перегнуть палку и не «забюрократизировать» все процессы до состояния абсурда.

2.2. «Статистика – дело тонкое»: формы и бланки кадрового учета

Круглые числа всегда лгут.

Сэмюэл Джонсон

С 5 апреля 2004 года вступили в силу новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.04. Этим же постановлением приняты указания по их применению и заполнению.

Для специалистов кадровых служб применение унифицированных форм имеет ряд существенных преимуществ. Основное преимущество в том, что у проверяющих инспекторов труда не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов.

Другое, не менее важное преимущество в том, что у кадровиков сокращается время на составление и оформление документов. Всем кадровикам известно, как тяжело разработать самостоятельно формы кадровых приказов, не унифицированных стандартом. Часто на практике возникают сложности именно с такими приказами – о смене фамилии, о дисциплинарном взыскании.

В соответствии с п. 2 названного постановления унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные в п. 1.1 «По учету кадров», распространяются на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 «По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда» – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений. Индивидуальные предприниматели без образования юридического лица указанные формы не заполняют.

Формы по учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Форма № Т-1).

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Форма № Т-1А)

Эти формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору. Формы составляются и заполняются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).