Бухгалтерский финансовый учет

Организации могут хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендии не более трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера – 5 дней). Они могут расходовать поступающую в кассу выручку на цели, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Кассовые операции в большинстве организаций носят ограниченный характер, и с ростом безналичных расчетов, прежде всего электронных, объем кассовых операций сокращается. Поскольку налично-денежный оборот, по сравнению с безналичным, сложнее контролировать, и он легко может явиться причиной налоговых правонарушений, государство стремится его контролировать. В этих целях юридические лица вправе рассчитываться между собой наличными деньгами, если суммы по одному платежу не превышают 100 тыс. руб. Платежи между ними сверх указанной суммы должны осуществляться в безналичном порядке.

Прием наличных денег организациями при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. [11] Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Министерством финансов РФ.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

• оформление первичных документов по приходу и расходу;

• регистрация первичных документов в журнале регистрации;

• записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное выведение остатка по кассовой книге;

• сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Первичные документы по учету кассовых операций

Приведенные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 1 января 1999 г.

Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег – по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявление на выдачу денег, счета и т. п.

Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. На расходных кассовых ордерах должна присутствовать подпись руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченного лица. Подпись руководителя может быть необязательной, если имеется разрешительная подпись об оплате на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах. Выдача денег производится по документам, удостоверяющим личность получателя. Данные этих документов заносятся кассиром в расходный кассовый ордер.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. В ведомости данные, удостоверяющие личность, а также сумма прописью не указываются, поэтому она не может служить для выплат лицам, не состоящим в штате организации, расчеты с последними должны проводиться только по расходным кассовым ордерам. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении денег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (табл. 7.2). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда (и другие приравненные платежи), регистрируются после их выдачи.