Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях

Глава 3. Документирование хозяйственных операций и учетные регистры

3.1. Понятие бухгалтерского документа. Документооборот

Основой организации системы бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях, в том числе и в учреждениях непроизводственной сферы, является документация. Документ подтверждает совершение хозяйственной операции и служит основанием для записей в учетные регистры.

Бухгалтерским документом называется письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции или процесса, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Другими словами, документ – это какой-либо носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Носители информации могут иметь форму перфолент, перфокарт, магнитные носители (ленты, дискеты, диски), бумажные носители.

Необходимо отличать такие понятия, как документация и документооборот.

Документация – совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Документация может быть бухгалтерской, технической, проектной, конструкторской, товарной и др.

Документооборот – это процесс прохождения этих документов по различным каналам их продвижение, порядок их оформления, обработки согласно установленным правилам и нормам.

Любой документ состоит из определенной совокупности элементов – реквизитов.

Реквизитами документа называются обязательно необходимые данные и сведения, которые должен содержать документ, чтобы обладать юридической силой, служить основанием совершения операции.

Существует определенный перечень реквизитов, являющихся обязательными для всех документов. К таким реквизитам относятся:

1) наименование документа (формы);

2) код формы;

3) дата составления операции;

4) наименование организации, от имени которой составлен документ;

5) содержание хозяйственной операции;

6) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

7) наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

8) личные подписи указанных лиц.

Допускается вводить дополнительные реквизиты в зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных.

Совокупность реквизитов документа определяет его форму. Для того чтобы отвечать своему назначению документ должен быть составлен в соответствии с формой данной категории документов. Всю совокупность документов бухгалтерского учета можно классифицировать следующим образом:

1) документы организационно-распорядительного характера включают в себя вопросы управления организацией и его хозяйственной деятельностью. Документы по организации учета и отчетности заполняют работники бухгалтерии; по финансово-расчетным операциям – работники финансового отдела и бухгалтерии; по снабжению и сбыту – работники коммерческих служб;

2) в зависимости от места составления документы подразделяются на внешние, поступившие в организацию извне, и внутренние, составленные и оформленные непосредственно работниками предприятия;

3) по уровню снабжения документы подразделяются на простые, содержащие одну операцию, и свободные (накопительные), содержание которых охватывает несколько операций.

3.2. Порядок составления и обработки документов

Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны.

Хозяйственные операции оформляются в той последовательности, в которой они совершаются, что обеспечивает сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета; юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.

Лица создавшие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, соблюдение сроков передачи для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность информации, содержащейся в документе.

1) Записи в документах делают чернилами, шариковой ручкой, при помощи средств автоматизации.

2) Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота таковы.