Бухгалтерское дело

Первое требование – возможность осуществления разделения труда – выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.

Применение компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если при использовании бумажных форм учета увеличение уровней детализации аналитического учета и перечня объектов аналитики нуждается в росте числа учетных работников, то при наличии вычислительной техники есть возможность вести аналитический учет с любым уровнем детализации и широкой номенклатурой аналитических объектов.

Проблема оперативности получения данных решается в процессе применения компьютеров автоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных в учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистpa в регистр требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.

В истории компьютерных форм учета в зависимости от используемых технических средств можно выделить три этапа.

1. Использование перфорационных машин. Впервые порядок организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был определен в условиях применения перфорационных вычислительных машин в конце 50-х годов XX в.; эта форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточ-ной. Она была разработана для предприятий, которые использовали перфорационные машины, и предусматривала перенесение данных из каждого документа на машинный носитель – перфокарту (рис. 5.2). По каждому участку учета: учету производственных запасов, оплате труда, готовой продукции и т. п. – формировались массивы перфокарт.

Рис. 5.2. Таблично-перфокарточная форма учета

В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме был положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных устройствах при полной механизации всех учетных работ. При этом произошло перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительного центра. Существенная особенность данной формы состояла в том, что в ней было объединено использование двух видов нанесенной на перфокарту информации: переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, предназначенном для контроля хранения этих документов и проверки полноты записей в табуляграммах. Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где происходила их группировка. Все данные за определенный период пропускались через соответствующее считывающее устройство для печати информации и расчета контрольных итогов. При этом печатался журнал операций, который служил также контрольной машинограммой.

2. Использование компьютеров третьего поколения (больших и средних) и многотерминальных вычислительных систем.

Внедрение в СССР в учетную практику электронно-вычислительных машин типа «Урал», «Днепр», «Минск», ЕС привело к созданию таблично-автоматизированной формы учета (рис. 5.3).

При этой форме первичные данные могут кроме бумажных носителей сразу фиксироваться на машинных носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информации. На машинных носителях сохраняется также текущая, нормативно-справочная и входная информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многоразовому использованию, она заносится в специальные базы данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации различают два способа введения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники. Одним из важнейших принципов этого этапа развития компьютерных форм учета стало использование режима запроса с целью получения отчетов по необходимым показателям. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После этого компьютер предоставляет необходимую информацию.

Рис. 5.3. Таблично-автоматизированная форма учета