Бухгалтерское дело. Учебное пособие

Правильно организованный документооборот уменьшает число операций и звеньев, через которые проходит документ, позволяет избежать возвратных движений, ускоряет тем самым движение документа.

Разработка схемы документооборота по важнейшим, постоянно повторяющимся операциям предприятия является делом несложным, но тщательно продуманная организация документооборота оказывает значительное влияние на сроки выполнения учетных работ и составления отчетности. Схемами устанавливаются четкие взаимоотношения учетного аппарата с материально-ответственными и другими работниками. Они служат дисциплинирующим и мобилизующим средством в осуществлении плана организации учетной работы предприятия.

Полезность и необходимость составления схем документооборота еще и в том, что по ним осуществляется взаимный контроль за своевременным оформлением и сдачей документов и по ним можно обнаружить наличие встречных и возвратных движений документов, излишних операций, устранение которых сокращает путь движения документа и освобождает исполнителей от излишней и ненужной учетной работы.

Пересмотр и перестройка существующей организации документооборота поможет многим руководителям учета более целесообразно построить документооборот, улучшить организацию учетного процесса и усилить контроль за хозяйственной деятельностью предприятия.

Правильно организованный документооборот гарантирует своевременное получение учетным аппаратом первичных документов и быстрое отражение хозяйственных операций в учетных регистрах, что усилит контроль за хозяйственной деятельностью предприятия и будет способствовать использованию учетных данных в целях руководства и управления хозяйством.

После обработки все документы, учетные регистры и отчеты сдаются для хранения в архив. Архив учетных документов принято делить на текущий и постоянный. В текущем архиве хранятся отработанные документы текущего отчетного периода. К ним относятся кассовые отчеты и выписки из счетов банков с документами, сменные рапорты, рабочие наряды, требования, приходные ордера, а также журналы-ордера, ведомости к ним, карточки, книги.

Постоянный архив составляет неотъемлемую часть общего архива предприятия, в котором документы, учетные регистры и отчеты прошлых лет хранятся в течение сроков, предусмотренных указаниями архивных органов.

Организация синтетического и аналитического учета осуществляется на основе единого плана счетов бухгалтерского учета, положений и инструкций по учету важнейших хозяйственных операций.

Единый план счетов создает условия для осуществления единства методологии бухгалтерского учета однородных хозяйственных средств, их источников и хозяйственных операций, а также обеспечит применение единой экономической характеристики однородных групп счетов вне зависимости от вида деятельности. Кроме того, единый план счетов облегчит работу по подготовке учетных кадров, по руководству и организации бухгалтерского учета на предприятиях.

Организация аналитического учета зависит от особенностей и конкретных условий работы того или другого предприятия.

В нашей практике построение аналитических регистров, взаимосвязь их с регистрами синтетического учета, а также способы отражения в них записей строго не регламентируются. Это создает широкие возможности для приспособления аналитического учета к условиям работы предприятия и использования новейших и более рациональных приемов техники бухгалтерского учета.

При компьютеризации учета в первую очередь должны быть разработаны программы для наиболее трудоемких бухгалтерских работ.

По учету заработной платы:

• начисление заработка по первичным документам и составление накопительных карт;

• составление платежных и расчетно-платежных ведомостей и расчетных листов;

• составление и подсчет ведомостей – сводные данные по расчетам с рабочими и служащими и заработной плате по ее составу и категориям работающих.

По учету товарно-материальных ценностей:

• таксировка приходных и расходных документов;

• группировка прихода и расхода материалов, предметов в разрезе складов, синтетических счетов, учетных групп, составления ведомостей по их движению и подсчет итогов по этим регистрам;

• составление ведомостей на поступившие материалы со стороны и расчеты с поставщиками;

• составление ведомости распределения расхода материалов;

• таксировка и подсчет остатков материалов по книгам остатков или составление оборотных ведомостей по складам и сводной по предприятию;

• составление ведомости на удержания за инструмент с конкретных виновников его порчи;

• учет движения готовых изделий на складах и составление оборотных ведомостей или таксировка и подсчет остатков готовых изделий по книге остатков;

• выписка счетов-фактур покупателям;

• составление ведомостей на отпуск, отгрузку и реализацию продукции и расчетов с покупателями;

• подсчет ведомостей и журнала-ордера на отпуск, отгрузку и реализацию материальных ценностей и услуг;

• составление сличительных инвентаризационных ведомостей.