Бухгалтерское дело

При установлении даты и часов исполнения или завершения той или иной работы необходимо исходить из того, что произведенная сегодня операция сегодня же находит отражение в первичных и сводных документах и не позднее следующего дня – в синтетических и аналитических регистрах.

Кроме того, необходимо предварительно выяснить и устранить причины, мешающие достижению запланированных сроков, а также учесть поточность работы у всех исполнителей и способы доставки и обработки документов. Каждому исполнителю должны быть указаны наиболее рациональные пути и способы выполнения работ. Как правило, учетные и отчетные документы не могут задерживаться ни в одном звене учетного процесса. Они на своем пути прохождения должны непрерывно двигаться до окончательной обработки и использования.

При выборе способа выполнения той или иной учетной работы следует пользоваться приемами, полученными в результате самофотографии и других способов, а также использовать и рационализаторские предложения.

При установлении соисполнителей, с которыми та или иная работа будет выполняться или которым она будет передаваться, следует исходить из необходимости исключения на пути реализации учетной работы и прохождения документов излишних и промежуточных инстанций. Эта связь должна быть определена по тщательно изученной схеме документооборота. По ней же определяется рациональный учетный процесс по видам работ и исполнителям.

При разработке индивидуальных графиков задания должны составляться с учетом подготовленности работника, которому поручается выполнение учетных и отчетных функций, технических средств учета и полного использования рабочего времени.

В графике вначале заполняется первый раздел «Основная работа», а затем второй раздел «Работа по совместительству».

В обоих разделах графика показываются в первую очередь работы, выполняемые в учетном периоде: ежедневные, пятидневные, десятидневные и т. д., а дальше – в отчетном периоде – по датам осуществления отчетных обязанностей.

В процессе разработки графиков приходится сталкиваться с отдельными моментами, тормозящими нормальный ход учетного процесса или лимитирующими сроки составления и представления отчетности. Например, к этому можно отнести несвоевременное отражение некоторых хозяйственных операций в соответствующих учетных регистрах. Многие хозяйственные операции могут быть пропущены и оказаться не записанными в журналы-ордера и другие регистры (это относится к регистрам не из первичных документов, а из ведомостей и журналов-ордеров).

Чаще всего пропускаются и несвоевременно отражаются в учете следующие операции:

• дебетовые обороты, учтенные в ведомостях по дебету счетов кассы и расчетного счета;

• полученные и начисленные суммы в уменьшение общепроизводственных общехозяйственных расходов;

• материалы, полученные в результате имевшего места брака деталей и изделий;

• расходы будущих периодов, подлежащие ежемесячному списанию на затраты, и т. д.

Подобного рода пропуски и несвоевременное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах обнаруживаются только лишь по истечении отчетного месяца, когда уже закончены и подсчитаны все ведомости или журналы-ордера и даже произведены записи в главную книгу. На выявление и исправление ошибок требуется значительное время в период составления отчета, что заметно отодвигает и сроки представления отчетности. Этот недостаток в учетной работе может быть устранен путем включения в графики учетных работников всех возлагаемых на них обязанностей с подробным указанием, в какие сроки и в какие учетные регистры и по каким документам записываются те или другие хозяйственные операции.

Во избежание излишних затрат времени на повторную сверку записей и устранение ошибок необходимо организовать тщательный текущий контроль за записями хозяйственных операций в журналы-ордера и ведомости по ним. Для этого необходимо вменить в обязанность каждому учетному работнику, чтобы он после записи каждой операции в журнал-ордер или ведомость, как правило, еще раз проверял, правильно ли данная операция перенесена из первичных или других документов в соответствующий учетный регистр. Особенно под такой контроль должны быть взяты такие участки работы, как учет и распределение заработной платы, распределение расхода материалов, распределение и передача услуг и работ вспомогательных цехов и записи операций из журналов-ордеров в главную книгу.

Кроме того, следует в графиках отразить работы, предусматриваемые организацией учета по журнально-ордерной форме. К этим работам можно отнести:

• отметки на документах, данные которых включены в учетные регистры, корреспондирующих счетов, номера журнала-ордера или ведомости и номера соответствующей строки;

• сверка данных журналов-ордеров с данными листков-расшифровок и другими документами;