Час твоего рассвета. Японский метод планирования жизни и достижения целей

Функция «копия» в электронных письмах также часто используется «на всякий случай». Разве вам не встречались письма со множеством адресатов в копии, которые как бы говорят: «Надо бы и этого человека оповестить на всякий пожарный»? Но если адресат из копии не посмотрит письмо, вины его в этом нет. И вместо упреков в невнимательности гораздо проще отправить письмо непосредственно этому человеку. Некоторые топ-менеджеры даже не смотрят на письма, которые отправлены им «в копии», это особенно актуально для занятых людей.

Не тратьте впустую свое и чужое время, избавьтесь от привычки действовать «на всякий случай». Твердо придерживайтесь задач, поставленных в ходе утреннего часа.

Вы можете оценить собственную работу

Реформа стиля производства, сокращение сверхурочных часов, повышение производительности и продвижение удаленной работы – важные темы, которые интересуют многих и вызывают бурные дискуссии. По моему мнению, ключом к решению этих вопросов является визуализация «нормальной» работы и разделение опыта между всеми.

Проблему переработок обычно списывают на проблемы личности (отсутствие привычки к делегированию задач, легкомысленная оценка труда, дискомфорт, если не каждое задание выполнено идеально). Но как ответить на конкретные вопросы «не слишком ли переоцениваю я свои силы?», «как узнать, что слишком легко, а что в самый раз?», если не сравнивать себя с другими?

Даже если речь идет об электронной переписке или подготовке документов, разные люди выполняют эти действия по-разному. Если мы сможем создать среду, где нормой будет быстрое и точное выполнение задач и где принято делиться и обмениваться опытом, производительность труда резко возрастет.

Если вы визуализируете работу, которую выполняете так или иначе, то сможете сравнить себя с теми, кто совершает те же действия, а при сравнении сможете понять, где поступаете не так, как нужно. Также можно спросить старшего коллегу или человека, который умеет выполнять эту работу: «Как вы поступаете в таких случаях?» – и получить нужный совет. В результате вы сможете точно оценить свои действия.

Вам больше не придется нагружать себя делами

На лекции для будущих менеджеров я услышала от одного из участников такую историю: «Когда я прихожу к начальнику со свежей идеей, он говорит: “Отлично! Приступай!” – и тут же поручает мне новый проект. Я ценю это, но не могу заниматься им сверх того, что у меня уже есть… Тем более что проект еще не готов».

Рассказчик был опытным, быстрым, внимательным, ответственным работником и пользовался доверием окружающих. Часто говорят: «поручайте работу занятым людям», однако чем вы профессиональнее, тем больше работы вам доверяют, и чем успешнее вы ее делаете, тем больше заданий получите и тем больше вам придется работать. Порой это приносит удовлетворение, но также будет большим психологическим бременем.

Проблема здесь в том, что люди, которые отлично справляются со своей работой, часто не знают рабочие процессы так хорошо, как нужно. У них нередко возникает ощущение, что быстрее сделать самому, нежели объяснить процесс и поручить задачу кому-то другому. В результате работа наваливается на них как снежный ком и никогда не уменьшается.

Чтобы не загнать себя и не оказаться погребенным под завалом работы, которая превышает ваши возможности, важно ставить себе конкретные задачи. Разберите, что вам нужно сделать, обдумайте это должным образом, чтобы сказать: «Да, я могу выполнить новое задание здесь и сейчас, но мне нужна помощь со всем остальным» – и проблема исчезнет.

Вы сможете создать подборку распространенных вопросов о вашей работе

Приходилось ли вам задумываться, почему о том или ином действии спрашивают только вас, хотя вокруг много других работников? Возможно, в ответ на предложение погуглить вы часто слышите: «Нам трудно разобраться, поэтому мы хотим спросить вас».

Подобные вопросы часто имеют скрытое значение, которое можете знать только вы. Разъяснение вашей рабочей механики похоже на составление ответов к разделу «FAQ о том, что вы делаете». И если вы считаете, что даже в привычной рутине, о которой вам задают одни и те же вопросы, спрятаны сокровища – именно ваши уникальные решения рабочих задач, – то разве это не делает вашу работу немного приятнее?

Создание списка задач в утренний час – это вербализация действий, которые вы обычно делаете бессознательно. Если облечь в слова эти действия, то вы сможете:

1) проанализировать, какие навыки у вас есть;

2) выразить их так, чтобы они стали понятны другому человеку;

3) стандартизировать и систематизировать процессы, чтобы их могли выполнить все, а не только вы.

После этого вы сможете делегировать свои задачи другим. Коллеги будут довольны, а вам будет легче. Кроме того, когда вы смотрите на рабочий процесс с точки зрения «давайте я вас научу», меняется способ вашего общения, и вы сможете получить новое удовольствие в своей повседневной деятельности.