Чему не учат в российских школах бизнеса

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить эти вопросы в обязанность кому-то конкретно. Может случиться даже так, что вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием можно работника кадровой службы.

Возможно, ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию компьютера от пыли. Секретарь должен, как минимум, участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через вашу приемную. Совет, купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где вы и что собираетесь делать. Хороший секретарь, личный помощник сам решит многие вопросы и освободит вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не потеряться во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на следующий, чтобы предупредить секретаря и подготовиться. Если вы забывчивы и беспечны, попросите своего секретаря организовать встречи. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит о встрече или звонке.

Следует подумать и о том, насколько часто вы общаетесь с подчиненными и коллегами, когда это не является необходимым. Не стоит поощрять подчиненных, которые целый день снуют в ваш кабинет по поводу каждой мелочи. Конечно же, проблемы членов коллектива нельзя игнорировать, как служебные, так, возможно, иногда и личные, ведь все мы люди. Но большинство таких проблем может подождать определенного дня недели или времени, специально отведенного для этих целей. В случае большой срочности секретарь вполне может самостоятельно решить, что наступил тот самый исключительный момент, когда вас можно побеспокоить в неурочное время.

Много проблем возникает, если руководитель не находит времени для того, чтобы вовремя читать входящие документы, особенно директивные.

Этого не следует допускать ни в коем случае.

Для того, чтобы все успевать, при планировании, особенно в начале своей деятельности в отдельном кабинете, просто необходимо быть реалистом. Рекомендуется оставлять 40–60 % рабочего времени свободными для того, чтобы неожиданные проблемы и дела, которые нередко спонтанно возникают во время работы, не ломали дальнейшие планы.

Конкретно строить рабочий день с учетом того, что было сказано ранее, можно примерно так.

Не нужно, встав с постели, сломя голову бежать на службу, заранее расстраиваясь по поводу того, что вы, скорее всего, опять ничего не успеете.

Лучше встать, выпить кофе, позавтракать, привести себя в порядок и спокойно отправляться на работу.

Начинать рабочий день следует с изучения ежедневника и корректировки планов. При этом желательно посоветоваться с секретарем и дать ему указания.

В первую очередь приступайте к решению главных задач.

В течение дня по возможности следует придерживаться намеченного, избегать возникновения внезапных проблем, а в случае, если они появились, не бросаться на прорыв, а найти для них время, хотя бы и на следующий день. Спешное решение часто бывает ошибочным.

Постарайтесь не остаться без перерыва на обед.

В конце рабочего дня проконтролируйте, насколько выполнено то, что запланировано. Только после этого рекомендуется составлять план на следующий день. Показателем того, насколько правильным было планирование, будет то время, в которое вы закончите работу.

Еще одним фактором, который «съедает» время, является обилие информации в печатном виде и необходимость с ней работать. Мало прочитать то, что находится на столе. Важно понять, какие последствия влечет документ, и определиться со своими действиями. Кроме того, приходится изучать массу информации, которую содержат периодические издания. Иногда от этого очень устаешь.

Овладение навыками скорочтения может помочь, но полностью проблему не решит. Нужно научиться анализировать информацию, а иногда лично отвечать на письма.