Делегирование полномочий

Обучение дает исполнителям шанс взять на себя ответственность не только за выполнение задания в статусе подчиненного, но также продолжить самоусовершенствование.

Промежуточные отчеты

В завершение инструктажа нужно обсудить и согласовать процесс наблюдения и вашего содействия в ходе выполнения задания. Вы должны иметь возможность убедиться, что работа продвигается в соответствии с планом, но делать это нужно таким образом, чтобы ваше участие воспринималось не враждебно. Человеку, выполняющему задание, крайне важно знать о существовании определенных сроков, когда необходимо докладывать о его продвижении. Например: «Мы можем договориться о, скажем, еженедельном обсуждении процесса, но если у вас возникнут хоть малейшие сомнения, будьте добры сразу же поставить меня в известность и проанализировать сложившуюся ситуацию».

Составление плана действий после проведенного инструктажа дает людям чувство уверенности в том, что все организовано должным образом и они в любой момент могут рассчитывать на поддержку. В план необходимо включить:

• Составление согласованного графика наблюдения за ходом выполнения задания. Например: «Нам необходимо обсудить план действий по мониторингу процесса и установить периодичность сравнения промежуточных результатов с обозначенными стандартами».

• Организацию последующих встреч, как во время выполнения задания, так и итоговых (или серии встреч, если задание долгосрочное). Например: «Можем ли мы организовать следующую встречу через неделю, чтобы убедиться, что все идет согласно плану?»

• Напоминание о том, что к вам всегда можно обратиться за консультацией. Например: «Помните, что в случае необходимости вы должны без колебаний задавть вопросы».

Как только задание поручено, а система предоставления отчетов согласована, предоставьте исполнителю возможность взяться за дело. Кроме этого, необходимо настроить себя на то, что другие специалисты могут выполнить работу по-своему и что в результате именно этот вариант и окажется лучшим. Предоставляя свободу в выборе способа выполнения задания, при условии достижения целей и соблюдения стандартов, вы даете возможность коллегам развить их собственные умения, обрести уверенность и насладиться процессом работы.

Делаем выводы

Делегирование требует применения системного и структурированного подхода. Оно похоже на построение карточного домика. Если не заложить прочную и надежную основу, сооружение не сможет простоять долго. Инструктаж – это краеугольный камень, поддерживающий ожидаемые результаты и дающий зеленый свет успешному и эффективному делегированию.

Уверенность исполнителей в определенности конечных результатов и целей, понимание причин, по которым именно им делегировано особенное задание, многократно улучшают перспективы получить хороший результат.

Спросите себя

Узнать, правильно ли вы подходите к вопросу организации инструктажа, предшествующего делегированию, помогут ответы на нижеприведенные вопросы.

Позволяет ли предоставляемая вами общая характеристика задания понять суть работы?

Демонстрируете ли вы будущим исполнителям, что считаете их кандидатуры наиболее подходящими для выполнения поручения?

Организуете ли вы совместные обсуждения всех деталей предстоящей работы?

Не утаиваете ли вы информацию о возможных подводных течениях?

Устанавливаете ли вы требуемые критерии?

Выясняете ли вы необходимость проведения предварительного обучения?

Обеспечиваете ли вы сопровождение и инструктаж?

Утверждаете ли вы согласованную систему предоставления промежуточной отчетности?

Все получится, если…

• заранее подготовиться и ознакомить предполагаемого исполнителя с общим описанием сути вопроса;

• открыто демонстрировать свою уверенность в способности выбранного вами человека выполнить порученную работу;

• провести совместное обсуждение и объяснить детали задания и предполагаемые действия;

• предоставить полную и всестороннюю информацию о возможных препятствиях, которые могут возникнуть в ходе выполнения поручения;

• определить стандарты, которым должно соответствовать завершенное дело;

• выяснить, не нуждается ли человек во вводном обучении отдельным аспектам задания;

• воодушевлять и инструктировать сотрудников в случае необходимости;

• согласовывать план действий и организовывать последовательные встречи через приемлемые временные интервалы;

• проводить основательный первичный инструктаж до начала выполнения задания.

Наблюдение за процессом

Представление о делегировании как о чудесной возможности сплавить кому-то задание, на выполнение которого у вас нет ни времени, ни особого желания, и тут же забыть о нем, крайне ошибочно. Делегирование подразумевает поручение выполнения основной части работы другим исполнителям, но оставляет за вами обязанность проверить конечные результаты. Вы непременно должны убедиться, что задача выполнена, и выполнена успешно.