Делопроизводство для секретаря

Не стоит забывать, что одним из главных условий эффективности труда секретаря является порядок на рабочем месте. Как известно, порядок освобождает мысль. Нагромождение «бумаг» не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения вопроса. Также необходимо поддерживать заведенный порядок расположения документов и других материалов в ящиках стола, шкафах, сейфах. Соблюдение такого порядка облегчает труд секретаря, экономит его время, делает многие операции автоматическими и препятствует «пропаже» документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки с другими документами.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. В процессе работы поза должна быть такой, чтобы вы не уставали, и чтобы все необходимое для работы находилось под рукой.

Организация рабочего пространства, с научной точки зрения, основывается на сведениях о средней зоне охвата рук человека, составляющей 35–40 см. Ближняя зона включает в себя пространство, охватываемое рукой с прижатым к туловищу локтем, а дальняя зона распространяется на область вытянутой руки.

Хорошо, если глубина стола позволяет положить локти на стол, а клавиатуру придвинуть поближе к монитору.

Как правило, пользователи сидят очень близко к монитору (обратная ситуация наблюдается крайне редко). Разные научные теории по-разному определяют значимые факторы и оптимальные расстояния от глаз пользователя до монитора. Например, рекомендуется устанавливать монитор на расстоянии вытянутой руки (50-70-см). Но существует другое довольно распространенное мнение, что пользователь должен сам решить, на каком расстоянии должен стоять монитор, чтобы не находится от него слишком далеко и не напрягать глаза при различении мелких деталей.

Пространства под столешницей рабочего стола должно быть достаточно, чтобы работник мог свободно размещать ноги. Высота рабочего стола должна соответствовать общепринятым стандартам и составляет 74 см.

Не следует забывать о расположении полок над монитором или рядом с ним, также уделить внимание расположению системного блока, примыкающей к столу тумбочки для принтера, сканера или факса.

На эргономичном столе можно организовать несколько рабочих зон для одного сотрудника: для бумаг, компьютера и для общения с клиентом. При работе на компьютере часто приходится бросать взгляд на какой-нибудь бумажный документ, лежащий на столе. Для удобства, этот лист бумаги с текстом можно закрепить на специальном кронштейне.

Также и от удобства кресла зависит самочувствие человека и эффективность его работы. Кресло должно помогать работать и время от времени давать возможность расслабиться, отдохнуть. Поэтому все более популярными становятся офисные кресла с «механизмом качания». Они имеют две устойчивые позиции: рабочую и релаксационную.

Офисное помещение должно способствовать рабочему настроению и не раздражать. Для этого хорошо подходит однотонная окраска стен в спокойные тона и украшение их репродукциями (разумеется, в меру). Приветствуется наличие в офисе растений. Температура в офисном помещении в идеале должна составлять 19–22˚С, более высокая температура снижает работоспособность.

Цвет стола и стен тоже имеет значение. Эргономичный стол должен обладать матовой поверхностью, тогда свет, отраженный от столешницы, не будет доставлять глазам особых проблем.

Конечно же, изложенные сведения лишь отражают стремления к идеальному рабочему месту. В реальности все его компоненты и рабочая зона в целом оказываются компромиссным решением. Чем больше идеального в этом компромиссе, тем лучше.

Глава 2. Актуализация социальной потребности в повышении культуры делового поведения работников сферы управления

Этика – это наука об отношениях, существующих между людьми и об обязанностях вытекающих из этих отношений.

Этика одна из древнейших наук, возникшая как составная часть философии еще в период рабовладельческого общества. По мнению греческого философа Аристотеля – этика помогает познать, что следует делать, а от чего следует воздержаться.

В современном мире интерес к этике усилился в связи с проблемой психологического климата в коллективе, влияющего на успех в деятельности предприятий и в бизнесе.

Основные категории этики: «добро», «зло», «справедливость», «благо», «ответственность», «долг», «совесть» и т. д.