Делопроизводство для секретаря

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

«Наименование вида документа», располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.