Делопроизводство для секретаря

По мере поступления ответов от приглашенных, рассадка уточняется. Накануне приема составляется общий список участников завтрака, обеда или ужина в порядке протокольного старшинства.

Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план карта стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обычно на самый высокий бокал или же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя.

Официальным лицам приглашения следует рассылать с курьером.

Также необходимо подготовить помещение, осмотреть его, проветрить, украсить цветами (при возможности). Стол накрывается белой накрахмаленной скатертью, если столы полированные, можно просто под каждый прибор положить салфетку. Для сервировки стола считается стильным использовать одинаковые приборы и посуду. Главное, что необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего.

На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям стола ставят подставные тарелки, а на них – закусочные. Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны – вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.

Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3–5 см от тарелки; маленькие рюмки – для водки и вина, бокалы – для виноградного вина и шампанского, фужеры – для минеральной воды и соков.

Даже если для организации приема приглашены специалисты, секретарю необходимо все проконтролировать лично: меню, оформление стола, выполнение заказа.

В часы приема гостей секретарь должен особенно следить за своим внешним видом и поведением. Строго соблюдать правила этикета и достойного поведения, не шумите, не суетитесь, не бегайте, по тому, как держится секретарь, будут судить о солидности фирмы, а если на приеме присутствуют зарубежные партнеры, то и о стране в целом.

Организация и обслуживание деловых переговоров, заседаний, совещаний и т. п., также являются обязанностями секретаря – доверенного лица руководителя.

Любая встреча начинается с приветствия. Руководитель должен встать и выйти из-за стола, чтобы приветствовать прибывших людей на переговоры, особо почетных посетителей можно встретить у входа и лично проводить в комнату для переговоров. Затем руководители представляются друг другу, если они не были знакомы ранее, далее они по очереди представляют своих коллег – от старших служащих к младшим.

Комната для переговоров должна быть функциональной: удобные кресла и столы, воспроизводящая аппаратура и экран. Единственным украшением может быть букет цветов.

На столы можно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры. Чай, кофе обычно готовят в соседней комнате.

При подписании контракта гость может занимать место справа от хозяина.

Традиция дарения подарков, существует не одну сотню лет, и не устарела, по сей день. Подарки и сувениры в деловой жизни делаются с целью создания атмосферы доброжелательности и налаживания доверительных отношений, благоприятного делового климата. Довольно часто подарки бывают с эмблемой фирмы.

Обязанность по подбору подарков и сувениров деловым партнерам очень часто возлагается на секретаря. Готовя подарки, необходимо помнить, что и здесь существуют свои нормы и правила.

Прежде всего, подарок должен соответствовать вкусам того, кому он предназначен, но подарки не должны быть слишком дорогими. Получив слишком дорогой подарок, партнер может почувствовать должником. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку. Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания интересов того, кому его преподносят.

Подарки в сфере деловых отношений бывают:

• сувенирные;

• рекламные;

• ценные.

В качестве сувениров используют недорогие предметы: ежедневник, записная книжка, визитница, брелок, зажигалка и прочие мелочи необходимые в деловой жизни.

Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую выпускает данная фирма.

Ценные подарки делятся на два вида:

• подарок организации;

• подарок главе организации.

Случаи вручения подарков:

• юбилейная дата в деловой жизни руководителей организации;

• юбилейные и другие значительные даты в жизни самой организации;

• государственные праздники (8 Марта. 23 Февраля);

• международные праздники (Рождество и Новый год);

• профессиональные праздники:

• значимые этапы и события в личной жизни и деятельности человека.

Случаи вручения сувениров:

• презентация продукции;

• представление продукции на выставке;

• проведение семинаров и конференций;

• деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами;

• профессиональные праздники;

• как благодарность клиентам и партнерам.

Деловой уровень сувениров и бизнес-подарков:

• VIP – для особо важных персон;

• Business – для бизнесменов;

• Promotion – при продвижении по службе;

• имиджевые подарки – для повышения деловой репутации.