Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1– 2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования» документы позволяют организациям: 1) осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно; 2) предоставлять услуги последовательно и беспристрастно; 3) обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений; 4) обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; 5) повышать эффективность деятельности всей организации; 6) обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; 7) соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; 8) обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, 9) связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; 10) защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; 11) обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования; 12) предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности; 13) обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие; 14) сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.

ЦЕЛОСТНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», определяется его полнотой и неизменностью. Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные примечания, добавления или удаления в документе должны быть обозначены и контролируемы.

ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

ЭКЗЕМПЛЯР ДОКУМЕНТА, согласно Федеральному закону «Об обязательном экземпляре документов» в ред. от 23.12.2003 г. № 186-ФЗ, – образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

ЭТАЛОННАЯ КОПИЯ КИНОДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – копия кинодокумента, отпечатанная с негатива и утвержденная в качестве образца.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, согласно ГОСТ 6.10.4—84 УСД «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», – свойство документа на машинном носителе и машинограмме, приобретаемое после выполнения требований ГОСТ 6.10.4—84 и подписания сопроводительного письма.

Способы документирования, системы документации

АБЛЯЦИОННАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – оптическая запись, при которой в рабочем слое носителя записи образуются отверстия или деформации из-за плавления или испарения материала в локальной зоне рабочего слоя под воздействием сфокусированного оптического пучка, отображающие записываемую информацию.

АЛФАВИТ, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом», – конечный набор графических символов (букв), используемый в определенной системе письма для передачи элементов звуковой речи.

АЛФАВИТНАЯ СИСТЕМА ПИСЬМА, согласно ГОСТ 7.79—200 °CИБИД «Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом» – система письма, основанная на использовании алфавита.

АЛЬБОМ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ,

согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность унифицированных форм документов, применяемых в деятельности организации в соответствии с Табелем унифицированных форм документов.

АНАЛОГОВАЯ ЗАПИСЬ, согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – запись, при которой сигнал информации записывается на носитель в аналоговой форме.