Делопроизводство компании

На основе применяемых регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных, предназначенный для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения документов, обеспечения контроля исполнения и проверки наличия документов.

Банк данных по документам должен:

1) содержать полные и достоверные данные о всех конфиденциальных документах;

2) иметь единообразную форму построения, учетные формы, наименование граф однозначно понимаемых сотрудниками;

3) обладать минимальной трудоемкостью при его формировании и ведении;

4) обеспечивать сопоставление учетных номеров при переводе документа с одного вида учета на другой;

5) вестись по месту хранения конфиденциальных документов.

Справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам может быть традиционным или автоматизированным.

Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета включает в себя:

1) журналы учета документов по видам учета или учетную валовую картотеку с разделами неисполненных и исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности учетных номеров документов;

2) учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям;

3) справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использования признаку;

4) кодификационную картотеку по распорядительным документам;

5) контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;

6) передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и учетной карточки с одного структурного подразделения в другое, от одного работника этого подразделения другому.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от банков данных открытой информации. При этом дополнительно организуется состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам должен иметь следующие электронные учетные массивы:

1) инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов организации с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);

2) массивы электронных учетных карточек документов по видам учета;

3) массив электронных карточек учета выдачи документов по видам учета;

4) описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру;

5) массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;

6) описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей.

С целью предотвращения опасности утраты конфиденциальных документов и несанкционированного ознакомления с ними при получении в делопроизводстве выполняется комплекс технологических процедур, таких как: прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.

Эти процедуры требуют выполнения следующих мероприятий:

1) контроля сохранности, целостности и комплектности документов, установления возможного факта несанкционированного вскрытия пакетов на пути их следования от отправителя до адресата;

2) документирование удостоверения факта получения пакета с конфиденциальными документами от службы доставки с целью предотвращения утраты документов после вскрытия пакетов;

3) формирования исходной учетной базы для последующей регистрации документов и фиксирования их местонахождения;

4) учета документов, присланных во временное пользование;

5) исключения возможности ознакомления работников службы ДОУ с документами, составляющими особую ценность или имеющими пометку «Лично»;

6) предотвращения утраты документов или их частей за счет неполного изъятия их из пакетов;

7) контроля соответствия количества поступивших документов количеству документов, переданных на регистрацию;

8) установления связи исходящего номера поступившего документа с его регистрационным входящим номером и номером в передаточной учетной норме;

9) обеспечения проверки наличия документов, зарегистрированных в форме учета пакетов.

Поступающие пакеты до их вскрытия и незаконвертованные документы регистрируются в форме учета пакетов, что документирует факт доставки пакета или документа. Сделанная запись является основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.