Делопроизводство компании

Рекомендации по заключении трудового договора и его примерная форма утверждены Постановлением Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. N 135 и приведены в приложении 35, 36.

Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.

Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).

Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.

Приказ по личному составу.

Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.

Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер, заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.

В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о поощрении; о наложении административного взыскания или по личному составу.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и состоит из пунктов. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить, освободить и т. д.

Фамилия работника, указываемого в приказе, пишут полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными. Затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким должностным окладом принимается работник.

В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

В приказе об увольнении (освобождении от должности) обязательно указывают статью ТК РФ, на основании которой происходит увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу располагается реквизит «Основание» (личное заявление работника, представление, докладная записка, трудовой договор и т. д.), причем статья кодекса не входит в реквизит «Основание», а является частью текста приказа.

Образец оформления приказа по личному составу приведен в приложении 20, 21.

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом, заполняется на всех работников организации (постоянных, временных, совместителей и т. д.) и составляет картотеку персонала организации.

Карточка заполняется работниками кадровых служб организации на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решения аттестационной комиссии и т. д.) и хранится в отделе кадров организации.

Личная карточка формы Т-2 является учетным документом качественного и количественного учета персонала и постоянно отслеживается работниками кадровых служб организации и имеет трафаретную форму.

Характеристика работника – это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.

Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; указание должности лица, которому выдается характеристика; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи должностных лиц и печать организации.

В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника; данные о трудовой деятельности в организации; оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника; вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.