Делопроизводство компании

Если адресат направляет поступившие к нему обращения граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, то такие обращения берутся на особый контроль с проставление на документе реквизита «Контроль». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители организаций и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов и организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Предложения, заявления и жалобы граждан возвращаются после их рассмотрения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в организации, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел по обращения граждан у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое обращение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются повторные обращения и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководители учреждений и лица, ответственные за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, заявлений, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Это решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем организации.

По истечении сроков хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

Формы регистрационной карточки писем граждан, устных обращений, аннотационного листа, справки о работе с письмами граждан, справки о приеме граждан, справки о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в организацию и справка о тематике обращений граждан, приведены в приложениях 60–66.

2.4.8. Конфиденциальные документы

В современных условиях рыночной экономики обязательным условием успеха в деятельности организации и сохранения ее организационной структуры является обеспечение информационной безопасности.

Безопасность документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, стихийных бедствий и попыток несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, вследствие чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.

Документируемая информация, используемая в управлении организацией и бизнесе, является собственной или частной информацией и является интеллектуальной собственностью организации.

Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для организации и организации ее бизнеса. Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющую тайну организации.

Состав информации, составляющей тайну организации, фиксируется в специальном перечне, определяющим период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т. е. недоступности для всех) и список сотрудников организации, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.

Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений организации, является постоянным рабочим материалом руководства организации, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о планах и проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах и т. д. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе организации.