Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Глава 14 График сменности

График сменности – акт, определяющий состав сотрудников, выполняющих свои трудовые функции по сменам в течение установленной продолжительности рабочего времени, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [88] .

Графики сменности целесообразно включать в приложение к коллективному трудовому договору (см. ранее) [89] .

Пример документа представлен ниже.

Глава 15 График отпусков

График отпусков – акт, определяющий очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в течение календарного года. При утверждении данного локального акта учитывается мнение представительного органа сотрудников компании [90] .

О времени начала отпуска сотрудник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала [91] .

Пример документа представлен ниже.

Раздел 3 Документы, образующие переписку компании

Глава 16. Деловое письмо

Деловое письмо – одна из наиболее распространенных форм письменного сообщения, подготовленного в соответствии с определенными требованиями [92] и предназначенного для информирования должностного лица (представляемого им предприятия, организации, учреждения) [93] . Письма могут готовиться компанией:

♦ как ответные – например, в связи с исполнением компанией ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

♦ как сопроводительные – например, в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

♦ как ответы – например, в связи с получением компанией запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

♦ как инициативные.

Подготовленный исполнителем текст [94] делового письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции (поручении) директора компании (иного уполномоченного лица) или (и) предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Как правило, в тексте делового письма рассматривается только один вопрос [95] . Структура делового письма определяется его функциональным назначением и видовой принадлежностью (рис. 16.1). Обычно содержание рассматриваемого документа состоит из двух частей: в первой излагается причина, основание или обоснование составления делового письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для его подготовки; во второй, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т. д. [96]

Рис. 16.1. Основные функции и виды деловых писем [97]

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма. Реквизитами документа являются [98] :

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ ссылка на регистрационный номер и дату документа; [99]

♦ сведения об адресате;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ отметка о наличии приложения;

♦ отметка об исполнителе;

♦ идентификатор электронной копии документа.

Сроки подготовки деловых писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе), и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Пример документа представлен ниже.

Открытое акционерное общество «Аверс»

ОАО «Аверс»

__________________________________________________________________

180000, г. Архангельск, ул. Петровская, д. 70. Тел.: (817) 33-20-36, факс: 33-20-37.

E-mail: box@avers.ru.

ОКПО 80000000, ОГРН 1300000000000, ИНН/КПП 1000000000/900000000

__________ № ____________________ (сведения об адресате)

На №________________________

(заголовок к тексту)