Делопроизводство. Подготовка служебных документов

РАЗЪЯСНЕНИЯ

о порядке организации внедрения Национального стандарта

Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами»

В связи с вступлением в действие Национального стандарта Р ИСО 154891-2007 «Управление документами» (далее – Стандарт) настоящим разъясняется порядок организации его внедрения в повседневную деятельность … (наименование компании) (далее – Компания), состоящий в следующем.

1. Организация внедрения Стандарта предусматривает планирование и реализацию комплекса мероприятий, направленных на изучение и последующее практическое применение его положений в работе по документационному обеспечению управления деятельностью Компании, а также осуществление действенного контроля за своевременностью, полнотой и качеством реализации указанных мероприятий.

2. Целью внедрения Стандарта следует считать повышение эффективности управления документированной информацией, используемой Компанией, приведение указанной работы в полное соответствие с положениями Стандарта.

3. Непосредственное выполнение задач по внедрению Стандарта возлагается:

3.1. В Компании – на службу документационного обеспечения управления (иное аналогичное подразделение или специально уполномоченное должностное лицо компании).

3.2. В подразделениях Компании – на должностных лиц, ответственных за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях.

4. Начальник службы документационного обеспечения управления, должностные лица, ответственные за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях, осуществляют внедрение Стандарта в соответствии с планом мероприятий, разрабатываемым по следующей форме [82] :..

5. Реализация плана мероприятий организуется начальником службы документационного обеспечения управления, должностными лицами, ответственными за организацию управления документированной информацией в соответствующих подразделениях, по следующим основным направлениям:

5.1. Уточнение потребностей пользователей [83] в документированной информации, определение мероприятий, направленных на приведение возможностей службы и должностных лиц в соответствие с уточненными потребностями пользователей в документированной информации.

5.2. Уточнение локальных нормативных актов Компании, регламентирующих организацию управления документированной информацией.

5.3. Изучение положений Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией.

5.4. … (Иное – указать конкретно).

6. При уточнении потребностей пользователей (см. выше) следует обратить особое внимание на организацию управления документированной информацией в системе автоматизированного управления производством Компании, а также в составе следующих видов документов:. (указать конкретно).

7. При уточнении локальных нормативных актов компании следует обратить особое внимание на совместимость положений обновленной инструкции по документационному обеспечению управления Компании с соответствующими положениями инструкций структурных подразделений, а также с положениями инструкций по иным видам (направлениям) деятельности Компании, при осуществлении которых предусматривается использование документированной информации.

8. При изучении Стандарта сотрудниками Компании, допущенными к обращению с документированной информацией, следует обратить особое внимание на следующие положения:. (указать конкретно).

9. Организацию контроля за выполнением плана мероприятий (см. выше) целесообразно возложить: в аппарате Компании – на начальника секретариата (иное должностное лицо с соответствующими полномочиями), в структурных подразделениях – на непосредственных начальников соответствующих подразделений.

10. … (И т. д. – указать конкретно с учетом особенностей осуществления Компанией своей деятельности).

11. Итоги выполнения плана мероприятий следует отразить в акте, разрабатываемым по следующей форме [84] :..

12. По всем возникающим в связи с объявлением данного порядка вопросам ответственным за выполнение мероприятий плана следует обращаться к начальнику службы документационного обеспечения управления.

Заместитель директора по управлению [85]

подпись И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года

ОЗНАКОМЛЕНЫ: