Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Трудовая книжка – документ, в установленной форме отражающий сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже. [188] Порядок обращения с трудовыми книжками регламентируется:

♦ Трудовым кодексом РФ [189] ;

♦ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей [190] ;

♦ Инструкцией по заполнению трудовых книжек [191] .

Трудовая книжка оформляется при поступлении на работу впервые, а также при последующем поступлении на работу, если трудовая книжка у работника отсутствует либо непригодна к дальнейшему использованию по назначению [192] .

Форма трудовой книжки (и вкладыша в нее) представлена ниже [193] .

Сведения о работе [194]

Трудовая книжка оформляется в присутствии ее владельца не позднее недельного срока со дня его приема на работу. Все сведения в трудовую книжку вносятся на основании надлежащим образом оформленных документов. Правильность внесенных в документ сведений заверяется подписью владельца трудовой книжки. В период работы у данного работодателя трудовая книжка сотрудника постоянно хранится в службе персонала (отделе кадров и др.).

Записи о работе и поощрении также вносятся в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов. В необходимых случаях допускается изменение ранее внесенных в трудовую книжку записей.

Работодатель обязан выдать надлежащим образом оформленную трудовую книжку ее владельцу в день увольнения (последний день работы) [195] . Отметим, что такая выдача может быть произведена несколькими способами (рис. 44.1).

Рис. 44.1. Способы выдачи трудовой книжки при увольнении

До выдачи трудовой книжки на руки записи, внесенные в нее за время работы у данного работодателя, должны быть в обязательном порядке заверены подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и оттиском печати. Владелец трудовой книжки подтверждает правильность внесенных записей своей подписью в личной карточке (форма № Т-2) (см. главу 45).

Факт получения трудовой книжки удостоверяется подписью ее владельца в личной карточке и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них [196] . В случае если в день увольнения владелец трудовой книжки по тем или иным причинам отсутствовал на работе либо отказался от получения трудовой книжки, об этом работодателем составляется соответствующий акт.

Одновременно с составлением акта работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить заработок, не полученный работником за все время задержки. Такую же ответственность работодатель несет и за внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения [197] .

Глава 45 Личная карточка

Личная карточка – основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника. Форма документа – форма № Т-2 – утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Порядок обращения с личной карточкой установлен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [198] .

Заполнение сведений в личной карточке производится на основании таких документов, как: